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Modifications pour le document Dédoublonner des notices

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/27 09:49
Depuis la version 22.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 16:37
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 10:42
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,7 +1,6 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(((
5 5  = Objectifs =
6 6  
7 7  Documenter de manière centralisée et normalisée toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse :
... ... @@ -48,7 +48,7 @@
48 48  * Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
49 49  )))
50 50  
51 -== Entrer en création de la notice ==
50 +== Points de départs possibles ==
52 52  
53 53  * (((
54 54   Depuis la **table Personnes **en cliquant sur le l'icône de **création**
... ... @@ -64,182 +64,17 @@
64 64  
65 65  * A **la volée** depuis une notice principale en cliquant sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
66 66  
67 -[[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 68  
69 69  
70 -(% class="box infomessage" %)
71 -(((
72 -**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter.
73 -Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
74 -)))
68 +1. (((
69 +Remplir les champs requis :
75 75  
76 -== Renseigner et enregistrer la notice ==
77 -
78 -Une fois la grille de saisie ouverte :
79 -
80 -(((
81 -1. **Remplir les champs**
82 -1. **Enregistrer**
83 -
84 -[[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 -
86 -
87 -(% class="box warningmessage" %)
88 -(((
89 -Le champ **Nom usuel** est **obligatoire**. Il ne sera **pas possible d'enregistrer** la notice sans le renseigner.
90 -Il est possible de le **construire automatiquement** avec le nom et prénom en cliquant sur les **engrenages** à droite du champ.
91 -
92 -[[Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel>>image:1751372673407-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 +1. **Nom autorité** (forme normalisée),
72 +1. **Type de personne** (sélectionner dans la liste ou le champ dédié),
73 +1. **Dates**, **qualité**, **profession**, **sources** si disponible.
93 93  )))
94 -)))
95 -
96 -La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**.
97 -)))
98 -
99 -(((
100 -= Cas particuliers à connaitre =
101 -
102 -== Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
103 -
104 -Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
105 -Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
106 -
107 -[[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 -
109 -
110 -== Gérer les relations entre personnes ==
111 -
112 -Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
113 -
114 -Ce bloc permet de renseigner :
115 -
116 -* le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
117 -* l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
118 -* les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
119 -
120 -Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
121 -
122 -(% class="box warningmessage" %)
123 -(((
124 -**Important** :
125 -Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
126 -)))
127 -
128 -[[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 -
130 -
131 -(% class="box infomessage" %)
132 -(((
133 -**Bon à savoir**
134 -Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.
135 -
136 ->(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//
137 -
138 -(((
139 -[[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 -
141 -
142 -)))
143 -)))
144 -
145 -== Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
146 -
147 -Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
148 -Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
149 -
150 -Voici la méthode recommandée :
151 -
152 -1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
153 -1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
154 -1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
155 -
156 -(% class="box infomessage" %)
157 -(((
158 -Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
159 -
160 -* Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
161 -* Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
162 -)))
163 -
164 ->(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
165 -
166 -(((
167 -[[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 -
169 -[[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 -)))
171 -
172 -
173 -= Dédoublonner des autorités personnes =
174 -
175 -Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
176 -
177 -(% class="box warningmessage" %)
178 -(((
179 -**Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
180 -)))
181 -
182 -== Etapes du dédoublonnage ==
183 -
184 -=== Créer un panier de dédoublonnage ===
185 -
186 -1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
187 -
188 -[[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 -
190 -
191 -(% start="2" %)
192 -1. Depuis la liste de résultats, cliquer sur l’icône **Ajouter au panier de dédoublonnage** dans la barre d’outils, puis sur **Nouveau panier**.
193 -
194 -[[Icône Ajouter au panier de dédoublonnage>>image:1728626921940-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 -
196 -
197 -[[Créer un nouveau panier>>image:1751378765011-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198 -
199 -
200 -(% start="3" %)
201 -1. Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
202 -
203 -=== Ajouter les doublons au panier ===
204 -
205 -1. Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).
206 -1. Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.
207 -
208 -[[Sélection du doublon et ajout au panier de dédoublonnage>>image:1728627432675-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 -
210 -
211 -[[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 -
213 -
214 -=== Lancer le dédoublonnage ===
215 -
216 -1. Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.
217 -
218 -[[Accéder au menu de dédoublonnage>>image:1728627700162-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 -
220 -
221 -(% start="2" %)
222 -1. Sélectionner le panier de dédoublonnage concerné.
223 -1. Cocher les notices à supprimer dans la liste.
224 -1. Cliquer sur la **baguette magique** puis sur **Lancer le traitement**.
225 -
226 -[[Choix des notices à supprimer>>image:1728628215767-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 -
228 -
229 -[[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 -
231 -
232 -== Suivi et rapport ==
233 -
234 -Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**.
235 -
236 -[[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 -
238 -
239 -* Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
240 -
241 -[[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 -)))
75 +1. Enregistrer.
76 +1. La notice devient disponible pour liaison dans tous les formulaires.
243 243  )))|(% style="width:300px" %)
244 244  
245 245  
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