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Modifications pour le document Dédoublonner des notices

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/27 09:49
Depuis la version 18.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 15:45
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/27 09:46
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Les autorités Personnes
1 +Dédoublonner des autorités personnes
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Outils de structuration ou d'harmonisation des données.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,164 +1,180 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
1 +(% class="mark small small" %)**Versions 4.2 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 -= Objectifs =
5 +(% class="box" %)
6 +(((
7 +Le dédoublonnage est une opération de maintenance qui permet de nettoyer la base en supprimant des notices en double, tout en préservant l’intégrité des liens et des données.
8 +L’objectif est de conserver une notice unique et fiable, qui devient la **notice de référence**, tandis que les doublons identifiés sont supprimés après transfert automatique de leurs liens.
9 +)))
10 +)))
6 6  
7 -Documenter de manière centralisée et normalisée toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse :
12 +(((
13 += Types de notices concernées =
8 8  
9 -* de **personnes physiques réelles** (artistes, collectionneurs, restaurateurs...),
10 -* de **personnes morales** (institutions, galeries, associations...),
11 -* de **personnages historiques** (rois, explorateurs, figures politiques…),
12 -* de **personnages fictifs** ou **mythologiques** (Don Quichotte, Athéna, Hercule... )
15 +== Module Musée ==
13 13  
14 -Les autorités //Personnes// concernent **toute personne ou entité ayant un lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit :
17 +(% class="mark small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieures**
15 15  
16 -* **Créatif** : artiste, artisan, auteur, illustrateur, éditeur…
17 -* **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, galerie, collectivité…
18 -* **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant, collectionneur…
19 -* **Technique** : restaurateur, photographe, numériseur…
20 -* **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur, chargé d’étude…
21 -* **Economique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée...
22 -* **Représenté(e)** dans une œuvre : portrait d’un personnage réel, figure allégorique, personnage mythologique ou fictionnel…
23 -* **Évoqué ou mentionné** dans un document ou une œuvre.
19 +* Autorités Personnes
24 24  
25 -(% class="box successmessage" %)
21 +== Module Bibliothèque ==
22 +
23 +* Notices Bibliographiques
24 +* Notices Exemplaires
25 +* Autorités Auteurs
26 +* Autorités Collectivités
27 +* Autorités Collections
28 +* Autorités Editeur
29 +
26 26  (((
27 -Dès qu’un individu ou une entité est **cité, représenté, impliqué ou acteur** dans la vie d’un objet, d’un fonds ou d’un événement : une autorité //Personne// peut (et doit) être utilisée ou créée.
31 += Etapes du dédoublonnage =
32 +
33 +Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
34 +
35 +(% class="box warningmessage" %)
36 +(((
37 +**Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
38 +Il est donc essentiel de vérifier au préalable que les notices doublons ne contiennent pas d’informations utiles qui seraient perdues lors du traitement.
28 28  )))
29 29  
30 ->(% class="small" %)Exemples d’usage :
41 +== Créer un panier de dédoublonnage ==
31 31  
32 ->(% class="small" %)Un **bien** représentant **Zeus** : lié à “Zeus (personnage mythologique)”.
33 ->(% class="small" %)Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.
34 ->(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X** : lié à "Madame X (donatrice).
35 ->(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée** : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.
43 +1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
36 36  
37 ->(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée** : lié au "Conservateur (personnel du musée)"
45 +[[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 38  
39 -= Comment créer une autorité Personne =
40 40  
41 -(% class="box successmessage" %)
42 -(((
43 -**Bonnes pratiques**
48 +(% start="2" %)
49 +1. Depuis la liste de résultats, cliquer sur l’icône **Ajouter au panier de dédoublonnage** dans la barre d’outils, puis sur **Nouveau panier**.
44 44  
45 -* Indiquer précisément le **type de personne**,
46 -* Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),
47 -* Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien),
48 -* Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
49 -)))
51 +[[Icône Ajouter au panier de dédoublonnage>>image:1728626921940-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 -== Entrer en création de la notice ==
52 52  
53 -* (((
54 - Depuis la **table Personnes **en cliquant sur le l'icône de **création**
55 -)))
54 +[[Créer un nouveau panier>>image:1751378765011-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 -[[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 58  
57 +(% start="3" %)
58 +1. Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
59 59  
60 -* Depuis le **tableau de bord **en cliquant sur l'icône **ajouter une personne**
60 +== Ajouter les doublons au panier ==
61 61  
62 -[[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 +1. Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).
63 +1. Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.
63 63  
65 +[[Sélection du doublon et ajout au panier de dédoublonnage>>image:1728627432675-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
65 -* A **la volée** depuis une notice principale en cliquant sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
66 66  
67 -[[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +[[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 68  
69 69  
70 -(% class="box infomessage" %)
71 -(((
72 -**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter.
73 -Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
74 -)))
71 +== Lancer le dédoublonnage ==
75 75  
76 -== Renseigner et enregistrer la notice ==
73 +1. Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.
77 77  
78 -Une fois la grille de saisie ouverte :
75 +[[Accéder au menu de dédoublonnage>>image:1728627700162-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 79  
80 -(((
81 -1. **Remplir les champs**
82 -1. **Enregistrer**
83 83  
84 -[[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 +(% start="2" %)
79 +1. Sélectionner le panier de dédoublonnage concerné.
80 +1. Cocher les notices à supprimer dans la liste.
81 +1. Cliquer sur la **baguette magique** puis sur **Lancer le traitement**.
85 85  
83 +[[Choix des notices à supprimer>>image:1728628215767-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 86  
87 -(% class="box warningmessage" %)
88 -(((
89 -Le champ **Nom usuel** est **obligatoire**. Il ne sera **pas possible d'enregistrer** la notice sans le renseigner.
90 -Il est possible de le **construire automatiquement** avec le nom et prénom en cliquant sur les **engrenages** à droite du champ.
91 91  
92 -[[Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel>>image:1751372673407-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 -)))
94 -)))
86 +[[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 95  
96 -La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**.
97 -)))
88 += Suivi et rapport =
98 98  
99 -(((
100 -= Cas particuliers à connaitre =
90 +Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**.
101 101  
102 -== Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
92 +[[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 -Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
105 -Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
106 106  
107 -[[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 +Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
108 108  
97 +[[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 -== Gérer les relations entre personnes ==
99 += Spécificités du dédoublonnage en Bibliothèque =
111 111  
112 -Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
101 +== Dédoublonnage de monographies ==
113 113  
114 -Ce bloc permet de renseigner :
103 + Lors du traitement d’un panier de dédoublonnage de **monographies**, ces** fiches liées à la notice supprimée** **sont mises à jour automatiquement :**
115 115  
116 -* le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
117 -* l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
118 -* les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
105 +* Exemplaires (ICOMM_ITEM)
106 +* Prêts (ICOMM_LOAN)
107 +* Mises à disposition et réservations (ICOMM_HOLD)
108 +* Lignes de commande (IORDER_LINE)
109 +* Notices du catalogue (UNIMARC)
119 119  
120 -Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
111 +**Cas particulier : réservations et mises à disposition :**
121 121  
122 -(% class="box warningmessage" %)
123 -(((
124 -**Important** :
125 -Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
113 +Si un lecteur possède déjà une réservation identique (mêmes caractéristiques : Lecteur / Catégorie de communication / Type de communication) sur la notice conservée, la réservation liée au doublon est supprimée.
114 +Dans le cas contraire, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
115 +
116 +== Dédoublonnage de périodiques ==
117 +
118 +=== Numéros de périodique ===
119 +
120 +* (((
121 +Les numéros liés à la notice supprimée sont soit **mis à jour**, soit **supprimés** :
122 +
123 +* Si un numéro identique (Type / Année / Volume / Numéro / Partie / Sous-partie / Sous-sous-partie) existe déjà sur la notice conservée, le doublon est supprimé.
124 +* Sinon, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
126 126  )))
127 127  
128 -[[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 +=== Réservations et mises à disposition ===
129 129  
130 -== Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
129 +* Si une réservation identique (Lecteur / Catégorie de prêt / Type de communication) existe déjà, celle du doublon est supprimée.
130 +* Sinon, la réservation est mise à jour pour pointer vers le numéro conservé.
131 +* Si le numéro de périodique est simplement mis à jour, la réservation n’est pas modifiée, le lien vers la notice de référence étant déjà établi.
131 131  
132 -Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
133 -Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
133 +=== État des collections ===
134 134  
135 -Voici la méthode recommandée :
135 +* Si un état de collection identique (même site destinataire) existe déjà, il est **fusionné** puis supprimé.
136 +* Sinon, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
136 136  
137 -1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
138 -1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
139 -1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
138 +=== Autres éléments ===
140 140  
141 -(% class="box infomessage" %)
140 +* Exemplaires d’un numéro supprimé → lien mis à jour vers le numéro conservé.
141 +* Prêts liés à un numéro supprimé → lien mis à jour vers le numéro conservé.
142 +* Tous les liens vers la table UNIMARC sont mis à jour vers la notice conservée.
143 +* (((
144 +Les autres notices associées au numéro de périodique doublon sont également mises à jour, notamment :
145 +
146 +* Abonnements (ISUBSCRIPTION)
147 +* Numéros attendus (IPREDICTED_ISSUE)
148 +)))
149 +)))
150 +)))
151 +)))|(% style="width:300px" %)(((
152 +(% class="box" %)
142 142  (((
143 -Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
154 +**Sommaire**
144 144  
145 -* Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
146 -* Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
156 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
147 147  )))
148 148  
149 ->(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
150 -
159 +(% class="box" %)
151 151  (((
152 -[[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 +**Aller plus loin**
153 153  
154 -[[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 +* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
164 +* [[Les autorités Unimarc>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Unimarc.WebHome]]
165 +* [[Cataloguer>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.Bibliothèque Niveau 1.WebHome]]
155 155  )))
156 156  
168 +(% class="box" %)
169 +(((
170 +**Icônes principales**
157 157  
158 -== Gérer les marques et leurs entreprises mères ==
172 +* [[image:1751382542089-418.png||height="21" width="26"]] : Ajouter au panier de dédoublonnage
159 159  
160 -
174 +
175 +
176 +* [[image:1751382701453-912.png]] : Lancer le dédoublonnage
161 161  )))
162 -)))|(% style="width:300px" %)
178 +)))
163 163  
164 164  
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