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Modifications pour le document Dédoublonner des notices

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/27 09:49
Depuis la version 10.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 10:33
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 17:12
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,8 +1,21 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -= Objectifs =
4 +(((
5 +(% class="box" %)
6 +(((
7 +Les **autorités //Personnes//** dans Flora permettent d’**identifier** et de **documenter** toutes les **personnes physiques**, **morales** ou **symboliques** en lien avec les collections.
8 +Qu’il s’agisse d’un **artiste**, d’un **musée**, d’un **personnage fictif** ou d’une **entreprise**, chaque entité doit disposer d’une **notice dédiée** dès qu’elle est **mentionnée**, **représentée** ou **impliquée**.
5 5  
10 +La **création** peut se faire depuis la **table**, le **tableau de bord** ou **à la volée** lors de la saisie.
11 +Des champs spécifiques permettent de lier une personne à un **emplacement** (utile pour les **prêts** ou **dépôts**), ou à d’autres personnes via le bloc **Relations entre personnes**.
12 +
13 +En cas de **changement de nom** ou **d’adresse**, on **duplique la notice** et on crée un **lien entre les versions** avec les **plages de dates** correspondantes.
14 +Enfin, les **doublons** peuvent être supprimés grâce à un **panier de dédoublonnage**, tout en **préservant les liens existants**.
15 +)))
16 +
17 += A quoi servent les autorités Personnes ? =
18 +
6 6  Documenter de manière centralisée et normalisée toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse :
7 7  
8 8  * de **personnes physiques réelles** (artistes, collectionneurs, restaurateurs...),
... ... @@ -33,9 +33,9 @@
33 33  >(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X** : lié à "Madame X (donatrice).
34 34  >(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée** : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.
35 35  
36 ->(% class="small" %)Un **constat d'état réalise par le conservateur du musée** : lié au "Conservateur (personnel du musée)"
49 +>(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée** : lié au "Conservateur (personnel du musée)"
37 37  
38 -= Comment créer une autorité Personne =
51 += Comment créer une autorité Personne ? =
39 39  
40 40  (% class="box successmessage" %)
41 41  (((
... ... @@ -47,7 +47,7 @@
47 47  * Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
48 48  )))
49 49  
50 -== Points de départs possibles ==
63 +== Entrer en création de la notice ==
51 51  
52 52  * (((
53 53   Depuis la **table Personnes **en cliquant sur le l'icône de **création**
... ... @@ -61,15 +61,213 @@
61 61  [[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 63  
64 -1. (((
65 -Remplir les champs requis :
77 +* A **la volée** depuis une notice principale en cliquant sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
66 66  
67 -1. **Nom autorité** (forme normalisée),
68 -1. **Type de personne** (sélectionner dans la liste ou le champ dédié),
69 -1. **Dates**, **qualité**, **profession**, **sources** si disponible.
79 +[[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +
81 +
82 +(% class="box infomessage" %)
83 +(((
84 +**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter.
85 +Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
70 70  )))
71 -1. Enregistrer.
72 -1. La notice devient disponible pour liaison dans tous les formulaires.
73 -)))|(% style="width:300px" %)
74 74  
88 +== Renseigner et enregistrer la notice ==
89 +
90 +Une fois la grille de saisie ouverte :
91 +
92 +(((
93 +1. **Remplir les champs**
94 +1. **Enregistrer**
95 +
96 +[[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 +
98 +
99 +(% class="box warningmessage" %)
100 +(((
101 +Le champ **Nom usuel** est **obligatoire**. Il ne sera **pas possible d'enregistrer** la notice sans le renseigner.
102 +Il est possible de le **construire automatiquement** avec le nom et prénom en cliquant sur les **engrenages** à droite du champ.
103 +
104 +[[Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel>>image:1751372673407-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 +)))
106 +)))
107 +
108 +La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**.
109 +)))
110 +
111 +(((
112 += Cas particuliers à connaitre =
113 +
114 +== Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
115 +
116 +Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
117 +Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
118 +
119 +[[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 +
121 +
122 +== Gérer les relations entre personnes ==
123 +
124 +Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
125 +
126 +Ce bloc permet de renseigner :
127 +
128 +* le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
129 +* l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
130 +* les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
131 +
132 +Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
133 +
134 +(% class="box warningmessage" %)
135 +(((
136 +**Important** :
137 +Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
138 +)))
139 +
140 +[[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 +
142 +
143 +(% class="box infomessage" %)
144 +(((
145 +**Bon à savoir**
146 +Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.
147 +
148 +>(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//
149 +
150 +(((
151 +[[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 +
75 75  
154 +)))
155 +)))
156 +
157 +== Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
158 +
159 +Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
160 +Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
161 +
162 +Voici la méthode recommandée :
163 +
164 +1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
165 +1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
166 +1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
167 +
168 +(% class="box infomessage" %)
169 +(((
170 +Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
171 +
172 +* Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
173 +* Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
174 +)))
175 +
176 +>(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
177 +
178 +(((
179 +[[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 +
181 +[[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 +)))
183 +
184 +
185 += Dédoublonner des autorités personnes =
186 +
187 +(% class="mark small small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieurs**
188 +
189 +Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
190 +
191 +(% class="box warningmessage" %)
192 +(((
193 +**Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
194 +)))
195 +
196 +== Etapes du dédoublonnage ==
197 +
198 +=== Créer un panier de dédoublonnage ===
199 +
200 +1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
201 +
202 +[[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 +
204 +
205 +(% start="2" %)
206 +1. Depuis la liste de résultats, cliquer sur l’icône **Ajouter au panier de dédoublonnage** dans la barre d’outils, puis sur **Nouveau panier**.
207 +
208 +[[Icône Ajouter au panier de dédoublonnage>>image:1728626921940-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 +
210 +
211 +[[Créer un nouveau panier>>image:1751378765011-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 +
213 +
214 +(% start="3" %)
215 +1. Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
216 +
217 +=== Ajouter les doublons au panier ===
218 +
219 +1. Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).
220 +1. Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.
221 +
222 +[[Sélection du doublon et ajout au panier de dédoublonnage>>image:1728627432675-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 +
224 +
225 +[[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 +
227 +
228 +=== Lancer le dédoublonnage ===
229 +
230 +1. Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.
231 +
232 +[[Accéder au menu de dédoublonnage>>image:1728627700162-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 +
234 +
235 +(% start="2" %)
236 +1. Sélectionner le panier de dédoublonnage concerné.
237 +1. Cocher les notices à supprimer dans la liste.
238 +1. Cliquer sur la **baguette magique** puis sur **Lancer le traitement**.
239 +
240 +[[Choix des notices à supprimer>>image:1728628215767-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 +
242 +
243 +[[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 +
245 +
246 +== Suivi et rapport ==
247 +
248 +Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**.
249 +
250 +[[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251 +
252 +
253 +* Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
254 +
255 +[[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256 +)))
257 +)))|(% style="width:300px" %)(((
258 +(% class="box" %)
259 +(((
260 +**Sommaire**
261 +
262 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
263 +)))
264 +
265 +(% class="box" %)
266 +(((
267 +**Aller plus loin**
268 +
269 +* [[Saisir une autorité>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome]]
270 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
271 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
272 +* [[Les autorités Emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
273 +)))
274 +
275 +(% class="box" %)
276 +(((
277 +**Icônes principales**
278 +
279 +* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
280 +* [[image:1751382278179-199.png||height="22" width="27"]] : Créer une personne
281 +* [[image:1751382542089-418.png||height="21" width="26"]] : Ajouter au panier de dédoublonnage
282 +* [[image:1751382701453-912.png]] : Lancer le dédoublonnage
283 +)))
284 +)))
285 +
286 +
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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