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Modifications pour le document Dédoublonner des notices

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/27 09:49
Depuis la version 1.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 09:40
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modifié par admin admin
sur 2025/07/08 09:35
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,0 +1,285 @@
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
5 +(% class="box" %)
6 +(((
7 +Les **autorités Personnes** dans Flora permettent d’identifier et de documenter toutes les personnes physiques, morales ou symboliques en lien avec les collections.
8 +Qu’il s’agisse d’un artiste, d’un musée, d’un personnage fictif ou d’une entreprise, chaque entité doit disposer d’une **notice dédiée** dès qu’elle est mentionnée, représentée ou impliquée.
9 +
10 +La création peut se faire depuis la **table**, le **tableau de bord**, ou **à la volée** lors de la saisie.
11 +Des champs spécifiques permettent de lier une personne à un **emplacement** (utile pour les prêts ou dépôts), ou à d’autres personnes via le bloc **Relations entre personnes**.
12 +
13 +En cas de changement de **nom** ou d’**adresse**, on **duplique la notice** et on crée un **lien entre les versions** avec les **plages de dates** correspondantes.
14 +Enfin, les doublons peuvent être supprimés grâce à un **panier de dédoublonnage**, tout en préservant les **liens existants**.
15 +)))
16 +
17 += À quoi servent les autorités **Personnes** dans Flora ? =
18 +
19 +les autorités **Personnes** permettent de **documenter de manière centralisée et normalisée** toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse :
20 +
21 +* de **personnes physiques réelles** (artistes, collectionneurs, restaurateurs…),
22 +* de **personnes morales** (institutions, associations, galeries…),
23 +* de **personnages historiques** (figures politiques, rois, explorateurs…),
24 +* ou de **personnages fictifs ou mythologiques si vous souhaitez les documenter** (Don Quichotte, Athéna, Hercule…).
25 +
26 +Ces autorités concernent toute personne ou entité ayant un **lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit :
27 +
28 +* **Créatif** : artiste, auteur, illustrateur, éditeur…
29 +* **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, collectivité…
30 +* **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant…
31 +* **Technique** : restaurateur, photographe, numériseur…
32 +* **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur…
33 +* **Économique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée…
34 +* **Représenté(e)** : portrait, personnage fictionnel figuré ou mythologique dans une œuvre…
35 +* **Évoqué(e) ou mentionné(e)** dans un document, une notice ou un objet.
36 +
37 +(% class="box successmessage" %)
38 +(((
39 +Dès qu’un individu ou une entité intervient d’une manière ou d’une autre dans le cycle de vie d’un objet — qu’il soit **acteur, cité ou représenté** —, une **autorité Personne est nécessaire** pour garantir la traçabilité documentaire.
40 +)))
41 +
42 +>(% class="small" %)Exemples d’usage :
43 +>(% class="small" %)//Un **bien** représentant **Zeus** : lié à “Zeus (personnage mythologique)”.//
44 +>(% class="small" %)//Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.//
45 +>(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X**// : lié à "Madame X (donatrice).//
46 +>(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée**// : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.//
47 +>(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée**// : lié au "Conservateur (personnel du musée)"//
48 +
49 += Comment créer une autorité Personne ? =
50 +
51 +(% class="box successmessage" %)
52 +(((
53 +**Bonnes pratiques**
54 +
55 +* Indiquer précisément le **type de personne**,
56 +* Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),
57 +* Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien),
58 +* Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
59 +)))
60 +
61 +== Entrer en création de la notice ==
62 +
63 +* (((
64 + Depuis la **table Personnes **en cliquant sur le l'icône de **création**
65 +)))
66 +
67 +[[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +
69 +
70 +* Depuis le **tableau de bord **en cliquant sur l'icône **ajouter une personne**
71 +
72 +[[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 +
74 +
75 +* A **la volée** depuis une notice principale en cliquant sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
76 +
77 +[[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 +
79 +
80 +(% class="box infomessage" %)
81 +(((
82 +**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter.
83 +Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
84 +)))
85 +
86 +== Renseigner et enregistrer la notice ==
87 +
88 +Une fois la grille de saisie ouverte :
89 +
90 +(((
91 +1. **Remplir les champs**
92 +1. **Enregistrer**
93 +
94 +[[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 +
96 +
97 +(% class="box warningmessage" %)
98 +(((
99 +Le champ **Nom usuel** est **obligatoire**. Il ne sera **pas possible d'enregistrer** la notice sans le renseigner.
100 +Il est possible de le **construire automatiquement** avec le nom et prénom en cliquant sur les **engrenages** à droite du champ.
101 +
102 +[[Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel>>image:1751372673407-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 +)))
104 +)))
105 +
106 +La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**.
107 +)))
108 +
109 +(((
110 += Cas particuliers à connaitre =
111 +
112 +== Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
113 +
114 +Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
115 +Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
116 +
117 +[[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 +
119 +
120 +== Gérer les relations entre personnes ==
121 +
122 +Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
123 +
124 +Ce bloc permet de renseigner :
125 +
126 +* le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
127 +* l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
128 +* les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
129 +
130 +Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
131 +
132 +(% class="box warningmessage" %)
133 +(((
134 +**Important** :
135 +Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
136 +)))
137 +
138 +[[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 +
140 +
141 +(% class="box infomessage" %)
142 +(((
143 +**Bon à savoir**
144 +Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.
145 +
146 +>(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//
147 +
148 +(((
149 +[[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 +
151 +
152 +)))
153 +)))
154 +
155 +== Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
156 +
157 +Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
158 +Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
159 +
160 +Voici la méthode recommandée :
161 +
162 +1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
163 +1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
164 +1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
165 +
166 +(% class="box infomessage" %)
167 +(((
168 +Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
169 +
170 +* Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
171 +* Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
172 +)))
173 +
174 +>(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
175 +
176 +(((
177 +[[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 +
179 +[[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 +)))
181 +
182 +
183 += Dédoublonner des autorités personnes =
184 +
185 +(% class="mark small small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieurs**
186 +
187 +Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
188 +
189 +(% class="box warningmessage" %)
190 +(((
191 +**Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
192 +)))
193 +
194 +== Etapes du dédoublonnage ==
195 +
196 +=== Créer un panier de dédoublonnage ===
197 +
198 +1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
199 +
200 +[[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 +
202 +
203 +(% start="2" %)
204 +1. Depuis la liste de résultats, cliquer sur l’icône **Ajouter au panier de dédoublonnage** dans la barre d’outils, puis sur **Nouveau panier**.
205 +
206 +[[Icône Ajouter au panier de dédoublonnage>>image:1728626921940-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 +
208 +
209 +[[Créer un nouveau panier>>image:1751378765011-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 +
211 +
212 +(% start="3" %)
213 +1. Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
214 +
215 +=== Ajouter les doublons au panier ===
216 +
217 +1. Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).
218 +1. Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.
219 +
220 +[[Sélection du doublon et ajout au panier de dédoublonnage>>image:1728627432675-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 +
222 +
223 +[[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 +
225 +
226 +=== Lancer le dédoublonnage ===
227 +
228 +1. Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.
229 +
230 +[[Accéder au menu de dédoublonnage>>image:1728627700162-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 +
232 +
233 +(% start="2" %)
234 +1. Sélectionner le panier de dédoublonnage concerné.
235 +1. Cocher les notices à supprimer dans la liste.
236 +1. Cliquer sur la **baguette magique** puis sur **Lancer le traitement**.
237 +
238 +[[Choix des notices à supprimer>>image:1728628215767-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 +
240 +
241 +[[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 +
243 +
244 +== Suivi et rapport ==
245 +
246 +Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**.
247 +
248 +[[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 +
250 +
251 +Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
252 +
253 +[[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254 +)))
255 +)))|(% style="width:300px" %)(((
256 +(% class="box" %)
257 +(((
258 +**Sommaire**
259 +
260 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
261 +)))
262 +
263 +(% class="box" %)
264 +(((
265 +**Aller plus loin**
266 +
267 +* [[Saisir une autorité>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome]]
268 +* Liste des champs d'une autorité personnes
269 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
270 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
271 +* [[Les autorités Emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
272 +)))
273 +
274 +(% class="box" %)
275 +(((
276 +**Icônes principales**
277 +
278 +* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
279 +* [[image:1751382278179-199.png||height="22" width="27"]] : Créer une personne
280 +* [[image:1751382542089-418.png||height="21" width="26"]] : Ajouter au panier de dédoublonnage
281 +* [[image:1751382701453-912.png]] : Lancer le dédoublonnage
282 +)))
283 +)))
284 +
285 +
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