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Modifications pour le document Dédoublonner des notices

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/27 09:49
Depuis la version 1.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 09:40
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 16:37
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,0 +1,245 @@
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
5 += Objectifs =
6 +
7 +Documenter de manière centralisée et normalisée toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse :
8 +
9 +* de **personnes physiques réelles** (artistes, collectionneurs, restaurateurs...),
10 +* de **personnes morales** (institutions, galeries, associations...),
11 +* de **personnages historiques** (rois, explorateurs, figures politiques…),
12 +* de **personnages fictifs** ou **mythologiques** (Don Quichotte, Athéna, Hercule... )
13 +
14 +Les autorités //Personnes// concernent **toute personne ou entité ayant un lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit :
15 +
16 +* **Créatif** : artiste, artisan, auteur, illustrateur, éditeur…
17 +* **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, galerie, collectivité…
18 +* **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant, collectionneur…
19 +* **Technique** : restaurateur, photographe, numériseur…
20 +* **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur, chargé d’étude…
21 +* **Economique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée...
22 +* **Représenté(e)** dans une œuvre : portrait d’un personnage réel, figure allégorique, personnage mythologique ou fictionnel…
23 +* **Évoqué ou mentionné** dans un document ou une œuvre.
24 +
25 +(% class="box successmessage" %)
26 +(((
27 +Dès qu’un individu ou une entité est **cité, représenté, impliqué ou acteur** dans la vie d’un objet, d’un fonds ou d’un événement : une autorité //Personne// peut (et doit) être utilisée ou créée.
28 +)))
29 +
30 +>(% class="small" %)Exemples d’usage :
31 +
32 +>(% class="small" %)Un **bien** représentant **Zeus** : lié à “Zeus (personnage mythologique)”.
33 +>(% class="small" %)Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.
34 +>(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X** : lié à "Madame X (donatrice).
35 +>(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée** : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.
36 +
37 +>(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée** : lié au "Conservateur (personnel du musée)"
38 +
39 += Comment créer une autorité Personne =
40 +
41 +(% class="box successmessage" %)
42 +(((
43 +**Bonnes pratiques**
44 +
45 +* Indiquer précisément le **type de personne**,
46 +* Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),
47 +* Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien),
48 +* Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
49 +)))
50 +
51 +== Entrer en création de la notice ==
52 +
53 +* (((
54 + Depuis la **table Personnes **en cliquant sur le l'icône de **création**
55 +)))
56 +
57 +[[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 +
59 +
60 +* Depuis le **tableau de bord **en cliquant sur l'icône **ajouter une personne**
61 +
62 +[[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 +
64 +
65 +* A **la volée** depuis une notice principale en cliquant sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
66 +
67 +[[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +
69 +
70 +(% class="box infomessage" %)
71 +(((
72 +**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter.
73 +Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
74 +)))
75 +
76 +== Renseigner et enregistrer la notice ==
77 +
78 +Une fois la grille de saisie ouverte :
79 +
80 +(((
81 +1. **Remplir les champs**
82 +1. **Enregistrer**
83 +
84 +[[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 +
86 +
87 +(% class="box warningmessage" %)
88 +(((
89 +Le champ **Nom usuel** est **obligatoire**. Il ne sera **pas possible d'enregistrer** la notice sans le renseigner.
90 +Il est possible de le **construire automatiquement** avec le nom et prénom en cliquant sur les **engrenages** à droite du champ.
91 +
92 +[[Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel>>image:1751372673407-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 +)))
94 +)))
95 +
96 +La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**.
97 +)))
98 +
99 +(((
100 += Cas particuliers à connaitre =
101 +
102 +== Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
103 +
104 +Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
105 +Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
106 +
107 +[[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 +
109 +
110 +== Gérer les relations entre personnes ==
111 +
112 +Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
113 +
114 +Ce bloc permet de renseigner :
115 +
116 +* le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
117 +* l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
118 +* les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
119 +
120 +Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
121 +
122 +(% class="box warningmessage" %)
123 +(((
124 +**Important** :
125 +Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
126 +)))
127 +
128 +[[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 +
130 +
131 +(% class="box infomessage" %)
132 +(((
133 +**Bon à savoir**
134 +Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.
135 +
136 +>(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//
137 +
138 +(((
139 +[[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 +
141 +
142 +)))
143 +)))
144 +
145 +== Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
146 +
147 +Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
148 +Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
149 +
150 +Voici la méthode recommandée :
151 +
152 +1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
153 +1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
154 +1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
155 +
156 +(% class="box infomessage" %)
157 +(((
158 +Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
159 +
160 +* Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
161 +* Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
162 +)))
163 +
164 +>(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
165 +
166 +(((
167 +[[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 +
169 +[[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +)))
171 +
172 +
173 += Dédoublonner des autorités personnes =
174 +
175 +Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
176 +
177 +(% class="box warningmessage" %)
178 +(((
179 +**Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
180 +)))
181 +
182 +== Etapes du dédoublonnage ==
183 +
184 +=== Créer un panier de dédoublonnage ===
185 +
186 +1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
187 +
188 +[[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 +
190 +
191 +(% start="2" %)
192 +1. Depuis la liste de résultats, cliquer sur l’icône **Ajouter au panier de dédoublonnage** dans la barre d’outils, puis sur **Nouveau panier**.
193 +
194 +[[Icône Ajouter au panier de dédoublonnage>>image:1728626921940-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 +
196 +
197 +[[Créer un nouveau panier>>image:1751378765011-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198 +
199 +
200 +(% start="3" %)
201 +1. Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
202 +
203 +=== Ajouter les doublons au panier ===
204 +
205 +1. Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).
206 +1. Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.
207 +
208 +[[Sélection du doublon et ajout au panier de dédoublonnage>>image:1728627432675-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 +
210 +
211 +[[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 +
213 +
214 +=== Lancer le dédoublonnage ===
215 +
216 +1. Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.
217 +
218 +[[Accéder au menu de dédoublonnage>>image:1728627700162-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 +
220 +
221 +(% start="2" %)
222 +1. Sélectionner le panier de dédoublonnage concerné.
223 +1. Cocher les notices à supprimer dans la liste.
224 +1. Cliquer sur la **baguette magique** puis sur **Lancer le traitement**.
225 +
226 +[[Choix des notices à supprimer>>image:1728628215767-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 +
228 +
229 +[[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 +
231 +
232 +== Suivi et rapport ==
233 +
234 +Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**.
235 +
236 +[[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 +
238 +
239 +* Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
240 +
241 +[[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 +)))
243 +)))|(% style="width:300px" %)
244 +
245 +
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