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Version 120.1 par Doriane Bautista le 2025/08/07 11:21
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
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5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 Flora met à votre disposition une **série d’outils** conçus pour optimiser, sécuriser et accélérer la saisie des données.
9
10 Ces fonctionnalités visent à :
11
12 * faciliter le remplissage de champs complexes ou répétitifs,
13 * garantir la cohérence documentaire et le respect des standards professionnels,
14 * et accompagner chaque utilisateur, quel que soit son niveau, grâce à une aide contextualisée et des assistants intégrés.
15
16 Qu’il s’agisse d’afficher une aide en ligne, de préremplir une grille via un modèle, de rechercher un terme dans un thésaurus, de gérer des dates précises ou anciennes, ou encore de saisir des caractères spéciaux, chaque outil a été pensé pour vous guider efficacement dans vos tâches de saisie.
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18 Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
19 )))
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21 (((
22 = Consulter l’aide en ligne sur un champ =
23
24 Pour accéder à la documentation d’un champ :
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26 1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
27 1. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.
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29 (% class="box infomessage" %)
30 (((
31 Cette aide est **personnalisable **par l’administrateur fonctionnel.
32 )))
33
34 [[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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37 [[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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40 = Afficher les informations techniques d’un champ =
41
42 Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :
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44 * **Survol** du libellé pour afficher le code technique ;
45 * **Clic droit → Afficher Informations** pour consulter les données associées.
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47 (% class="box infomessage" %)
48 (((
49 Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
50 )))
51
52 [[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 )))
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58 [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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61 [[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62
63
64 = Utiliser les modèles de saisie rapide =
65
66 Les modèles de saisie rapide permettent de **préremplir une grille** avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.
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68 (% class="box warningmessage" %)
69 (((
70 Elles sont propres à chaque utilisateur.
71 )))
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73 (% class="box infomessage" %)
74 (((
75 **Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
76 )))
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78 == Créer un modèle ==
79
80 1. Ouvrez une grille de saisie
81 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png||height="33" width="17"]] en bas à gauche
82 1. Nommez le modèle et enregistrez-le  [[image:1754557909695-525.png||height="30" width="30"]]
83 1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1754558078260-345.png||height="26" width="27"]]
84 1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non
85 1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png||height="31" width="31"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png||height="32" width="18"]]
86 1. Le modèle est prêt à être utilisé dans la grille de saisie concernée.
87
88 [[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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91 [[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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94 [[Ex. Table des biens → champs saisis et mémorisés (étoiles bleues).>>image:1751955305794-257.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 )))
96
97 (((
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100 [[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101
102
103 == Modifier et utiliser un modèle ==
104
105 1. Sélectionnez un modèle existant
106 1. Modifiez/ajoutez/supprimez les champs ou des blocs
107 1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1754558078260-345.png||height="29" width="30"]] = champ mémorisé / [[image:1754558373201-284.png||height="24" width="25"]] = champ désélectionné)
108 1. Ajoutez des valeurs par défaut si nécessaire dans les champs sélectionnés
109 1. Enregistrez les changement
110
111 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112
113
114 [[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115
116
117 == Dupliquer un modèle ==
118
119 1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
120 1. Modifiez le nom du modèle
121 1. Enregistrez-le.
122
123 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124
125
126 [[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127
128
129 [[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130
131 == Supprimer un modèle ==
132
133 1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
134 1. Cliquez sur l’icône de suppression
135
136 [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137
138
139 == Duplication de notice vs. modèle de saisie rapide : quelle différence ? ==
140
141 Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**.
142
143 Ces deux outils répondent à des logiques différentes :
144
145 * l’un reproduit intégralement une notice existante,
146 * l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
147
148 Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
149
150 (% class="table-bordered" %)
151 (% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonction**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Avantages**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Risques**
152 |**Duplication de notice**|**Copie complète** d’une notice existante|Rapide si est identique|Risque d’erreurs si des champs ne sont pas modifiés
153 |**Modèle de saisie rapide**|Sélection de champs avec pré-remplissage ou non de ces derniers|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
154 Personnalisable
155 Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
156
157 (% class="box infomessage" %)
158 (((
159 **Privilégiez les modèles de saisie rapide, **pour éviter les erreurs.
160 )))
161
162 = (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Parcourir le thésaurus avec l’assistant =
163
164 Les champs liés à un thésaurus disposent d’un **assistant, identifié par l'icône **[[image:1754558489789-816.png]]
165
166 Il permet de :
167
168 * Rechercher un terme
169 * Naviguer dans l’arborescence
170 * Ajouter un ou plusieurs termes à la notice
171
172 == Fonctionnalités intégrées : ==
173
174 * Recherche par mot-clé
175 * Navigation dans la hiérarchie
176 * Sélection et suppression de termes
177 * Création de nouveaux termes (si habilité)
178
179 == Comment l'utiliser ? ==
180
181 1. Cliquez sur l’icône pour ouvrir l'assistant.
182 1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités ou en ajouter un.
183 1. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.
184 1. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.
185
186 >(% class="small" %)Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ **Matière** à l’aide de l’assistant thésaurus.
187
188 [[Ex. table des biens, champ **Matière** → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189
190
191 [[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192
193
194 == Utiliser la barre d"outil de l'assistant thésaurus ==
195
196 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:575px" %)**Définition**
197 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
198 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
199 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez cette icône pour développer les branches hiérarchiques.
200 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)(((
201 (% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez cette icône pour réduire les branches hiérarchiques.
202 )))
203 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.
204 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
205 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
206 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
207
208 [[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209
210
211 = (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Saisir une date avec l’assistant de datation =
212
213 Flora intègre un **assistant dédié** pour les champs de datation, offrant une saisie précise et structurée des dates, tout en assurant leur pleine **exploitabilité en recherche**.
214
215 L’assistant, accessible via l'icône dédiée, propose plusieurs modes de saisie :
216
217 * **Date simple** : jour, mois, année
218 * **Intervalle** : début/fin
219 * **Période étendue** : millénaires, siècles, avant/après J.-C.
220 * **Complément** de datation : vers, après, début de, etc.
221 * **Calendrier républicain** : prise en charge intégrée
222
223 Validez toujours votre saisie avant de revenir à la grille.
224
225 [[Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution.**>>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226
227
228 == Saisir une date ou une fourchette simple ==
229
230 === Onglet date ===
231
232 Permet de sélectionner une **date précise**, qui peut s’afficher au choix sous forme :
233
234 * Année
235 * Mois + année
236 * Jour + mois + année.
237
238 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png]].
239
240 [[Ex. Table des biens,  champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une date simple dans le calendrier.>>image:1751955866354-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241
242
243 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211616332-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244
245
246 === Onglet intervalle de date ===
247
248 Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.
249
250 * Année
251 * Mois + année
252 * Jour + mois + année.
253
254 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png]].
255
256 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une intervalle de date simple dans le calendrier.>>image:1751955919130-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257
258
259 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → intervalle de date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211759977-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260
261
262 == Saisir des dates étendues ==
263
264 Un toggle (interrupteur) **étendu** permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :
265
266 * **Milliards**, **millions**, ou **milliers d’années**
267 * **Siècles avant/après J.-C.**, avec découpage possible en **moitié** ou **quart de siècle**
268
269 1. Cliquez sur un type de date (ex. //80e millénaire// ou //15e siècle av. J.-C.//)
270 1. Précisez son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.)
271 1. **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png]]
272
273 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en milliers d'années dans l'assistant de datation.>>image:1751955973032-290.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274
275
276 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en siècles av. J;-C. dans l'assistant de datation.>>image:1751956012401-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277
278
279 == Préciser la date avec un complément ==
280
281 Dans Flora, vous pouvez ajouter un **complément de datation** à toute date saisie — qu’elle soit simple, étendue ou définie par intervalle — afin de refléter un niveau de certitude ou une approximation chronologique.
282
283 Un **menu déroulant** permet de qualifier la date à l’aide d’expressions standards telles que :
284
285 * **Exactement** //(valeur par défaut)//
286 * **Vers**
287 * **Avant**
288 * **Après**
289 * **Début**
290 * **Milieu**
291 * **Fin**
292
293 Ces compléments permettent d’indiquer la position estimée dans une période (ex. : //début du IIIe siècle// ou //milieu du IIe millénaire av. J.-C.//), tout en garantissant une bonne exploitabilité en recherche.
294
295 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754552478030-114.png%3Bcharset%3Dutf-8]]
296
297 >(% class="small" %)Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle
298
299 [[Ex. Date simple → fonctionnalité complément de datation.>>image:1751956288746-445.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300
301
302 == Saisir une date en calendrier républicain ==
303
304 Un onglet dédié vous permet de saisir une **date selon le calendrier républicain français**, utilisé entre 1792 et 1806.
305
306 Vous pouvez y sélectionner :
307
308 * le **mois républicain** (Vendémiaire, Brumaire, etc.),
309 * le **jour du mois**,
310 * ainsi que les **jours complémentaires ou intercalaires** (ex. : Jour de la Vertu, Jour du Travail…).
311
312 Flora prend en charge l’ensemble du calendrier républicain, y compris les cas particuliers liés aux années bissextiles.
313
314 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754552488862-144.png%3Bcharset%3Dutf-8]]
315
316 [[Ex. Sélection et validation d'une date dans le calendrier républicain.>>image:1751956523122-197.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317
318
319 = Parcourir les autorités avec un assistant =
320
321 L’assistant de ces champs permet de rechercher et d’insérer directement, dans la grille de saisie, une autorité ou un lien vers une notice documentaire.
322
323 == Ajouter une autorité dans un champ ==
324
325 Pour rechercher et insérer une autorité :
326
327 1. Cliquez sur l’icône à droite du champ [[image:1744267239237-220.png]]
328 1. Utilisez la **recherche simple** (mot-clé), la **recherche avancée** (critères combinés) ou lancez une recherche vide pour afficher toutes les autorités d’une table.
329 1. Sélectionnez une ou plusieurs notices
330 1. Cliquez sur **Valider** pour insérer le lien
331
332
333
334 [[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335
336
337 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338
339
340 == Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
341
342 Pour sélectionner le mode de recherche le plus pertinent dans l’assistant d’autorité, il est important de comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**.
343 Le tableau ci-dessous vous aide à comparer leurs fonctionnalités et à identifier le mode le plus adapté à votre besoin
344
345 (% class="table-bordered" %)
346 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:125px" %)**Critère**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:431px" %)**Recherche avancée**
347 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
348 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
349 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
350 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
351 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||height="35" width="31"]]
352 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||height="36" width="29"]]
353 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
354 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
355
356 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
357
358
359 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
360
361
362 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
363
364
365 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
366
367
368 = Créer une autorité manquante pendant la saisie =
369
370 Si l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base, Flora permet de la **créer immédiatement depuis la grille de saisie**, sans interrompre votre travail.
371
372 (% class="box infomessage" %)
373 (((
374 Cette fonctionnalité est accessible uniquement aux profils habilités à enrichir les autorités.
375 )))
376
377 1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||height="32" width="34"]]
378 1. **Une fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
379 1. **Complétez** la notice d’autorité (personne, lieu, etc.)
380 1. **Enregistrez : **: le lien est automatiquement inséré dans la notice en cours
381
382 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
383
384
385 [[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
386
387
388 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
389 )))
390
391
392
393
394
395
396
397
398
399
400
401 = Ajouter un terme dans une liste contrôlée =
402
403 Dans certains champs de type liste (déroulante, monovaluée ou multivaluée), vous pouvez ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la saisie, **si vous disposez des droits requis** et si **le champ est paramétré pour accepter l’enrichissement**.
404
405 (% class="box infomessage" %)
406 (((
407 **Bonnes pratiques **
408
409 * **Vérifiez** qu’un terme équivalent n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
410 * **N’intervenez jamais manuellement** sur le champ //Code// : il est généré automatiquement.
411 * **Supprimez** toute valeur inutile avant validation.
412 * **Contrôlez la présence du bouton d’ajout** : s’il n’est pas affiché, cela signifie que vous n’êtes pas autorisé à enrichir la liste vous-même. Dans ce cas, **contactez votre administrateur fonctionnel**.
413 )))
414
415 == Ajouter une valeur dans une liste déroulante ==
416
417 1. Cliquez sur l’icône située à droite de la liste déroulante [[image:1752043338393-575.png||height="33" width="35"]]
418 1. Une fenêtre d’ajout s’ouvre automatiquement.
419 1. Une ligne vide est proposée par défaut : renseignez le **libellé** (champ obligatoire).
420 1. Pour ajouter plusieurs valeurs, utilisez les boutons de la barre d’outils (ajout ou suppression de lignes).
421 1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer.
422 1. (((
423 Les nouvelles valeurs sont immédiatement disponibles dans la liste.
424 )))
425
426 [[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
427
428
429 )))
430
431 [[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
432
433
434 (((
435 == Ajouter un terme dans la liste mono-valuée ou multivaluée ==
436
437 Dans ces liste, le principe est le même, mais le bouton d’ajout **n’apparaît pas directement** à droite du champ.
438
439 1. Cliquez sur le bouton pour **ouvrir la liste complète **[[image:1744210470829-953.png||height="44" width="30"]].
440 1. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton **Ajouter** situé en bas à droite [[image:1752045525067-815.png]].
441 1. Renseignez les libellés souhaités.
442 1. Validez pour enregistrer.
443 1. Les nouvelles valeurs sont immédiatement disponibles dans la liste.
444
445 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446
447
448 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449
450
451 == Supprimer un terme avant validation ==
452
453 Si vous avez ajouté une valeur par erreur dans une liste (déroulante ou longue), vous pouvez la supprimer **avant validation**.
454
455 1. Cochez la case à gauche de la ligne à supprimer.
456 1. Cliquez sur le bouton **Supprimer** dans la barre d’outils [[image:1752044286842-233.png||height="26" width="30"]].
457 1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
458
459 (% class="box warningmessage" %)
460 (((
461 Après validation, seules les personnes disposant des droits d’administration peuvent modifier ou supprimer les valeurs enregistrées.
462 )))
463
464 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
465
466
467 = Créer une notice documentaire et associer un fichier =
468
469 Dans Flora, vous pouvez créer une **notice documentaire** (photo, document, vidéo, etc.) directement depuis une grille de saisie, puis y attacher un fichier. La notice créée est automatiquement liée à la notice principale (bien, événement, entrée, etc.).
470
471 (((
472 == Créer la notice documentaire ==
473
474 1. Depuis la **zone Documentation** de la grille de saisie, sélectionnez un champ de lien documentaire (ex. : Photo, Vidéo, Autres documents).
475 1. Cliquez sur le **bouton de création** situé à droite du champ [[image:1752071858179-406.png]].
476 1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs requis (titre, type, etc.).
477 1. Cliquez sur **Enregistrer** : la notice est créée et liée à l’enregistrement principal.
478
479 [[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
480 )))
481
482
483 [[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
484
485
486 [[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
487
488
489 == Associer un fichier à la notice documentaire ==
490
491 1. Cliquez sur l’**icône de gestion des fichiers** [[image:1744198755996-817.png]]pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée**.
492 1. Choisissez le bouton correspondant au type de fichier à importer :
493
494 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:129px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:750px" %)**Fonction **
495 |(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
496 |(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
497 |(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
498
499 (% start="3" %)
500 1. Sélectionnez le fichier depuis votre poste de travail.
501 1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer l’ajout [[image:1744211583840-183.png]]
502 1. Cliquez sur le bouton **Fermer** (en haut à droite) pour revenir à la grille de saisie.
503 1. **Enregistrez la notice principale** pour finaliser l’opération.
504 1. (((
505 Le fichier s’affiche ensuite dans le pavé de visualisation des liens documentaires
506 )))
507
508 [[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
509
510
511 [[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
512
513
514 [[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
515
516
517 [[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
518
519
520 [[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
521
522
523 [[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
524
525
526 [[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
527
528
529 = Gérer les fichiers associés =
530
531 [[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
532
533
534 Voici les principaux outils de la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
535
536 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:101px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:777px" %)**Fonction**
537 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Retourner à la notice
538 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
539 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Annuler une association
540 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un dossier
541 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
542 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
543 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
544 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
545 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
546 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
547 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
548 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
549 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Supprimer un fichier
550
551 = Vider un champ contrôlé =
552
553 Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
554
555 == Retirer toutes les valeurs du champ ==
556
557 Le bouton situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu [[image:1744200248285-737.png]] .
558
559 (% class="box warningmessage" %)
560 (((
561 Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
562 )))
563
564 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
565
566
567 [[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
568
569 == Retirer une valeur spécifique ==
570
571 Si plusieurs termes sont renseignés dans un champ, vous pouvez en retirer un seul à l’aide de la croix située à droite de chaque valeur.
572
573 (% class="box infomessage" %)
574 (((
575 **Bonnes pratiques**
576
577 * Évitez le bouton de suppression global si vous souhaitez conserver certaines valeurs.
578 * La suppression via la croix n’affecte que le terme concerné, de façon immédiate.
579 * Si la valeur a été copiée dans d’autres champs (par duplication ou via un modèle), pensez à la vérifier et la modifier manuellement.
580 )))
581
582 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
583
584
585 [[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
586
587
588 = Utiliser le clavier unicode =
589
590 Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
591
592 * les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
593 * les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
594 * ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
595
596 Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
597
598 Pour l'utiliser :
599
600 1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
601 1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
602 1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
603 1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
604
605 (% class="box infomessage" %)
606 (((
607 **Bon à savoir**
608
609 * Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
610 * Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
611 * Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
612 )))
613
614 [[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
615
616
617 [[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
618
619
620
621 )))
622 )))|(% style="width:300px" %)(((
623 (% class="box" %)
624 (((
625 **Sommaire**
626
627 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
628 )))
629
630 (% class="box" %)
631 (((
632 **Aller plus loin**
633
634 * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
635 * [[Utiliser la barre d'outils dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
636 * [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
637 * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
638 )))
639
640 (% class="box" %)
641 (((
642 **Icônes principales**
643
644 * [[image:1751958918305-515.png||height="24" width="24"]]Ouvrir l'assistant thésaurus 
645
646 * [[image:Autorit%25C3%25A9s_Liens.png]]Rechercher une notice à lier
647
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