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Version 119.1 par Doriane Bautista le 2025/08/07 11:20
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
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5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 Flora met à votre disposition une **série d’outils** conçus pour optimiser, sécuriser et accélérer la saisie des données.
9
10 Ces fonctionnalités visent à :
11
12 * faciliter le remplissage de champs complexes ou répétitifs,
13 * garantir la cohérence documentaire et le respect des standards professionnels,
14 * et accompagner chaque utilisateur, quel que soit son niveau, grâce à une aide contextualisée et des assistants intégrés.
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16 Qu’il s’agisse d’afficher une aide en ligne, de préremplir une grille via un modèle, de rechercher un terme dans un thésaurus, de gérer des dates précises ou anciennes, ou encore de saisir des caractères spéciaux, chaque outil a été pensé pour vous guider efficacement dans vos tâches de saisie.
17
18 Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
19 )))
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21 (((
22 = Consulter l’aide en ligne sur un champ =
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24 Pour accéder à la documentation d’un champ :
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26 1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
27 1. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.
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29 (% class="box infomessage" %)
30 (((
31 Cette aide est **personnalisable **par l’administrateur fonctionnel.
32 )))
33
34 [[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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37 [[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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40 = Afficher les informations techniques d’un champ =
41
42 Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :
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44 * **Survol** du libellé pour afficher le code technique ;
45 * **Clic droit → Afficher Informations** pour consulter les données associées.
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47 (% class="box infomessage" %)
48 (((
49 Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
50 )))
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52 [[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 )))
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57 [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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60 [[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61
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63 = Utiliser les modèles de saisie rapide =
64
65 Les modèles de saisie rapide permettent de **préremplir une grille** avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.
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67 (% class="box warningmessage" %)
68 (((
69 Elles sont propres à chaque utilisateur.
70 )))
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72 (% class="box infomessage" %)
73 (((
74 **Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
75 )))
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77 == Créer un modèle ==
78
79 1. Ouvrez une grille de saisie
80 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png||height="33" width="17"]] en bas à gauche
81 1. Nommez le modèle et enregistrez-le  [[image:1754557909695-525.png||height="30" width="30"]]
82 1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1754558078260-345.png||height="26" width="27"]]
83 1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non
84 1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png||height="31" width="31"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png||height="32" width="18"]]
85 1. Le modèle est prêt à être utilisé dans la grille de saisie concernée.
86
87 [[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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90 [[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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93 [[Ex. Table des biens → champs saisis et mémorisés (étoiles bleues).>>image:1751955305794-257.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 )))
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96 (((
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99 [[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100
101
102 == Modifier et utiliser un modèle ==
103
104 1. Sélectionnez un modèle existant
105 1. Modifiez/ajoutez/supprimez les champs ou des blocs
106 1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1754558078260-345.png||height="29" width="30"]] = champ mémorisé / [[image:1754558373201-284.png||height="24" width="25"]] = champ désélectionné)
107 1. Ajoutez des valeurs par défaut si nécessaire dans les champs sélectionnés
108 1. Enregistrez les changement
109
110 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111
112
113 [[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114
115
116 == Dupliquer un modèle ==
117
118 1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
119 1. Modifiez le nom du modèle
120 1. Enregistrez-le.
121
122 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123
124
125 [[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126
127
128 [[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129
130 == Supprimer un modèle ==
131
132 1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
133 1. Cliquez sur l’icône de suppression
134
135 [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136
137
138 == Duplication de notice vs. modèle de saisie rapide : quelle différence ? ==
139
140 Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**.
141
142 Ces deux outils répondent à des logiques différentes :
143
144 * l’un reproduit intégralement une notice existante,
145 * l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
146
147 Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
148
149 (% class="table-bordered" %)
150 (% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonction**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Avantages**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Risques**
151 |**Duplication de notice**|**Copie complète** d’une notice existante|Rapide si est identique|Risque d’erreurs si des champs ne sont pas modifiés
152 |**Modèle de saisie rapide**|Sélection de champs avec pré-remplissage ou non de ces derniers|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
153 Personnalisable
154 Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
155
156 (% class="box infomessage" %)
157 (((
158 **Privilégiez les modèles de saisie rapide, **pour éviter les erreurs.
159 )))
160
161 = (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Parcourir le thésaurus avec l’assistant =
162
163 Les champs liés à un thésaurus disposent d’un **assistant, identifié par l'icône **[[image:1744269006702-138.png]]
164
165 Il permet de :
166
167 * Rechercher un terme
168 * Naviguer dans l’arborescence
169 * Ajouter un ou plusieurs termes à la notice
170
171 == Fonctionnalités intégrées : ==
172
173 * Recherche par mot-clé
174 * Navigation dans la hiérarchie
175 * Sélection et suppression de termes
176 * Création de nouveaux termes (si habilité)
177
178 == Comment l'utiliser ? ==
179
180 1. Cliquez sur l’icône pour ouvrir l'assistant.
181 1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités ou en ajouter un.
182 1. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.
183 1. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.
184
185 >(% class="small" %)Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ **Matière** à l’aide de l’assistant thésaurus.
186
187 [[Ex. table des biens, champ **Matière** → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188
189
190 [[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191
192
193 == Utiliser la barre d"outil de l'assistant thésaurus ==
194
195 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:575px" %)**Définition**
196 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
197 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
198 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez cette icône pour développer les branches hiérarchiques.
199 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)(((
200 (% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez cette icône pour réduire les branches hiérarchiques.
201 )))
202 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.
203 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
204 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
205 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
206
207 [[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208
209
210 = (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Saisir une date avec l’assistant de datation =
211
212 Flora intègre un **assistant dédié** pour les champs de datation, offrant une saisie précise et structurée des dates, tout en assurant leur pleine **exploitabilité en recherche**.
213
214 L’assistant, accessible via l'icône dédiée, propose plusieurs modes de saisie :
215
216 * **Date simple** : jour, mois, année
217 * **Intervalle** : début/fin
218 * **Période étendue** : millénaires, siècles, avant/après J.-C.
219 * **Complément** de datation : vers, après, début de, etc.
220 * **Calendrier républicain** : prise en charge intégrée
221
222 Validez toujours votre saisie avant de revenir à la grille.
223
224 [[Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution.**>>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225
226
227 == Saisir une date ou une fourchette simple ==
228
229 === Onglet date ===
230
231 Permet de sélectionner une **date précise**, qui peut s’afficher au choix sous forme :
232
233 * Année
234 * Mois + année
235 * Jour + mois + année.
236
237 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png]].
238
239 [[Ex. Table des biens,  champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une date simple dans le calendrier.>>image:1751955866354-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240
241
242 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211616332-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243
244
245 === Onglet intervalle de date ===
246
247 Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.
248
249 * Année
250 * Mois + année
251 * Jour + mois + année.
252
253 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png]].
254
255 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une intervalle de date simple dans le calendrier.>>image:1751955919130-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256
257
258 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → intervalle de date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211759977-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259
260
261 == Saisir des dates étendues ==
262
263 Un toggle (interrupteur) **étendu** permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :
264
265 * **Milliards**, **millions**, ou **milliers d’années**
266 * **Siècles avant/après J.-C.**, avec découpage possible en **moitié** ou **quart de siècle**
267
268 1. Cliquez sur un type de date (ex. //80e millénaire// ou //15e siècle av. J.-C.//)
269 1. Précisez son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.)
270 1. **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png]]
271
272 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en milliers d'années dans l'assistant de datation.>>image:1751955973032-290.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273
274
275 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en siècles av. J;-C. dans l'assistant de datation.>>image:1751956012401-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276
277
278 == Préciser la date avec un complément ==
279
280 Dans Flora, vous pouvez ajouter un **complément de datation** à toute date saisie — qu’elle soit simple, étendue ou définie par intervalle — afin de refléter un niveau de certitude ou une approximation chronologique.
281
282 Un **menu déroulant** permet de qualifier la date à l’aide d’expressions standards telles que :
283
284 * **Exactement** //(valeur par défaut)//
285 * **Vers**
286 * **Avant**
287 * **Après**
288 * **Début**
289 * **Milieu**
290 * **Fin**
291
292 Ces compléments permettent d’indiquer la position estimée dans une période (ex. : //début du IIIe siècle// ou //milieu du IIe millénaire av. J.-C.//), tout en garantissant une bonne exploitabilité en recherche.
293
294 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754552478030-114.png%3Bcharset%3Dutf-8]]
295
296 >(% class="small" %)Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle
297
298 [[Ex. Date simple → fonctionnalité complément de datation.>>image:1751956288746-445.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
299
300
301 == Saisir une date en calendrier républicain ==
302
303 Un onglet dédié vous permet de saisir une **date selon le calendrier républicain français**, utilisé entre 1792 et 1806.
304
305 Vous pouvez y sélectionner :
306
307 * le **mois républicain** (Vendémiaire, Brumaire, etc.),
308 * le **jour du mois**,
309 * ainsi que les **jours complémentaires ou intercalaires** (ex. : Jour de la Vertu, Jour du Travail…).
310
311 Flora prend en charge l’ensemble du calendrier républicain, y compris les cas particuliers liés aux années bissextiles.
312
313 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754552488862-144.png%3Bcharset%3Dutf-8]]
314
315 [[Ex. Sélection et validation d'une date dans le calendrier républicain.>>image:1751956523122-197.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316
317
318 = Parcourir les autorités avec un assistant =
319
320 L’assistant de ces champs permet de rechercher et d’insérer directement, dans la grille de saisie, une autorité ou un lien vers une notice documentaire.
321
322 == Ajouter une autorité dans un champ ==
323
324 Pour rechercher et insérer une autorité :
325
326 1. Cliquez sur l’icône à droite du champ [[image:1744267239237-220.png]]
327 1. Utilisez la **recherche simple** (mot-clé), la **recherche avancée** (critères combinés) ou lancez une recherche vide pour afficher toutes les autorités d’une table.
328 1. Sélectionnez une ou plusieurs notices
329 1. Cliquez sur **Valider** pour insérer le lien
330
331
332
333 [[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334
335
336 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
337
338
339 == Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
340
341 Pour sélectionner le mode de recherche le plus pertinent dans l’assistant d’autorité, il est important de comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**.
342 Le tableau ci-dessous vous aide à comparer leurs fonctionnalités et à identifier le mode le plus adapté à votre besoin
343
344 (% class="table-bordered" %)
345 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:125px" %)**Critère**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:431px" %)**Recherche avancée**
346 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
347 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
348 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
349 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
350 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||height="35" width="31"]]
351 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||height="36" width="29"]]
352 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
353 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
354
355 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
356
357
358 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
359
360
361 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362
363
364 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
365
366
367 = Créer une autorité manquante pendant la saisie =
368
369 Si l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base, Flora permet de la **créer immédiatement depuis la grille de saisie**, sans interrompre votre travail.
370
371 (% class="box infomessage" %)
372 (((
373 Cette fonctionnalité est accessible uniquement aux profils habilités à enrichir les autorités.
374 )))
375
376 1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||height="32" width="34"]]
377 1. **Une fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
378 1. **Complétez** la notice d’autorité (personne, lieu, etc.)
379 1. **Enregistrez : **: le lien est automatiquement inséré dans la notice en cours
380
381 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
382
383
384 [[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385
386
387 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
388 )))
389
390
391
392
393
394
395
396
397
398
399 = Ajouter un terme dans une liste contrôlée =
400
401 Dans certains champs de type liste (déroulante, monovaluée ou multivaluée), vous pouvez ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la saisie, **si vous disposez des droits requis** et si **le champ est paramétré pour accepter l’enrichissement**.
402
403 (% class="box infomessage" %)
404 (((
405 **Bonnes pratiques **
406
407 * **Vérifiez** qu’un terme équivalent n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
408 * **N’intervenez jamais manuellement** sur le champ //Code// : il est généré automatiquement.
409 * **Supprimez** toute valeur inutile avant validation.
410 * **Contrôlez la présence du bouton d’ajout** : s’il n’est pas affiché, cela signifie que vous n’êtes pas autorisé à enrichir la liste vous-même. Dans ce cas, **contactez votre administrateur fonctionnel**.
411 )))
412
413 == Ajouter une valeur dans une liste déroulante ==
414
415 1. Cliquez sur l’icône située à droite de la liste déroulante [[image:1752043338393-575.png||height="33" width="35"]]
416 1. Une fenêtre d’ajout s’ouvre automatiquement.
417 1. Une ligne vide est proposée par défaut : renseignez le **libellé** (champ obligatoire).
418 1. Pour ajouter plusieurs valeurs, utilisez les boutons de la barre d’outils (ajout ou suppression de lignes).
419 1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer.
420 1. (((
421 Les nouvelles valeurs sont immédiatement disponibles dans la liste.
422 )))
423
424 [[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425
426
427 )))
428
429 [[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
430
431
432 (((
433 == Ajouter un terme dans la liste mono-valuée ou multivaluée ==
434
435 Dans ces liste, le principe est le même, mais le bouton d’ajout **n’apparaît pas directement** à droite du champ.
436
437 1. Cliquez sur le bouton pour **ouvrir la liste complète **[[image:1744210470829-953.png||height="44" width="30"]].
438 1. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton **Ajouter** situé en bas à droite [[image:1752045525067-815.png]].
439 1. Renseignez les libellés souhaités.
440 1. Validez pour enregistrer.
441 1. Les nouvelles valeurs sont immédiatement disponibles dans la liste.
442
443 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
444
445
446 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
447
448
449 == Supprimer un terme avant validation ==
450
451 Si vous avez ajouté une valeur par erreur dans une liste (déroulante ou longue), vous pouvez la supprimer **avant validation**.
452
453 1. Cochez la case à gauche de la ligne à supprimer.
454 1. Cliquez sur le bouton **Supprimer** dans la barre d’outils [[image:1752044286842-233.png||height="26" width="30"]].
455 1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
456
457 (% class="box warningmessage" %)
458 (((
459 Après validation, seules les personnes disposant des droits d’administration peuvent modifier ou supprimer les valeurs enregistrées.
460 )))
461
462 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
463
464
465 = Créer une notice documentaire et associer un fichier =
466
467 Dans Flora, vous pouvez créer une **notice documentaire** (photo, document, vidéo, etc.) directement depuis une grille de saisie, puis y attacher un fichier. La notice créée est automatiquement liée à la notice principale (bien, événement, entrée, etc.).
468
469 (((
470 == Créer la notice documentaire ==
471
472 1. Depuis la **zone Documentation** de la grille de saisie, sélectionnez un champ de lien documentaire (ex. : Photo, Vidéo, Autres documents).
473 1. Cliquez sur le **bouton de création** situé à droite du champ [[image:1752071858179-406.png]].
474 1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs requis (titre, type, etc.).
475 1. Cliquez sur **Enregistrer** : la notice est créée et liée à l’enregistrement principal.
476
477 [[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
478 )))
479
480
481 [[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
482
483
484 [[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
485
486
487 == Associer un fichier à la notice documentaire ==
488
489 1. Cliquez sur l’**icône de gestion des fichiers** [[image:1744198755996-817.png]]pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée**.
490 1. Choisissez le bouton correspondant au type de fichier à importer :
491
492 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:129px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:750px" %)**Fonction **
493 |(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
494 |(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
495 |(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
496
497 (% start="3" %)
498 1. Sélectionnez le fichier depuis votre poste de travail.
499 1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer l’ajout [[image:1744211583840-183.png]]
500 1. Cliquez sur le bouton **Fermer** (en haut à droite) pour revenir à la grille de saisie.
501 1. **Enregistrez la notice principale** pour finaliser l’opération.
502 1. (((
503 Le fichier s’affiche ensuite dans le pavé de visualisation des liens documentaires
504 )))
505
506 [[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
507
508
509 [[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
510
511
512 [[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
513
514
515 [[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
516
517
518 [[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
519
520
521 [[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
522
523
524 [[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
525
526
527 = Gérer les fichiers associés =
528
529 [[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
530
531
532 Voici les principaux outils de la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
533
534 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:101px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:777px" %)**Fonction**
535 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Retourner à la notice
536 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
537 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Annuler une association
538 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un dossier
539 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
540 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
541 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
542 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
543 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
544 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
545 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
546 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
547 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Supprimer un fichier
548
549 = Vider un champ contrôlé =
550
551 Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
552
553 == Retirer toutes les valeurs du champ ==
554
555 Le bouton situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu [[image:1744200248285-737.png]] .
556
557 (% class="box warningmessage" %)
558 (((
559 Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
560 )))
561
562 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
563
564
565 [[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
566
567 == Retirer une valeur spécifique ==
568
569 Si plusieurs termes sont renseignés dans un champ, vous pouvez en retirer un seul à l’aide de la croix située à droite de chaque valeur.
570
571 (% class="box infomessage" %)
572 (((
573 **Bonnes pratiques**
574
575 * Évitez le bouton de suppression global si vous souhaitez conserver certaines valeurs.
576 * La suppression via la croix n’affecte que le terme concerné, de façon immédiate.
577 * Si la valeur a été copiée dans d’autres champs (par duplication ou via un modèle), pensez à la vérifier et la modifier manuellement.
578 )))
579
580 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
581
582
583 [[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
584
585
586 = Utiliser le clavier unicode =
587
588 Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
589
590 * les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
591 * les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
592 * ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
593
594 Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
595
596 Pour l'utiliser :
597
598 1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
599 1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
600 1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
601 1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
602
603 (% class="box infomessage" %)
604 (((
605 **Bon à savoir**
606
607 * Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
608 * Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
609 * Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
610 )))
611
612 [[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
613
614
615 [[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
616
617
618
619 )))
620 )))|(% style="width:300px" %)(((
621 (% class="box" %)
622 (((
623 **Sommaire**
624
625 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
626 )))
627
628 (% class="box" %)
629 (((
630 **Aller plus loin**
631
632 * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
633 * [[Utiliser la barre d'outils dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
634 * [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
635 * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
636 )))
637
638 (% class="box" %)
639 (((
640 **Icônes principales**
641
642 * [[image:1751958918305-515.png||height="24" width="24"]]Ouvrir l'assistant thésaurus 
643
644 * [[image:Autorit%25C3%25A9s_Liens.png]]Rechercher une notice à lier
645
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