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Version 118.1 par Doriane Bautista le 2025/08/07 11:18
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (((
5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 Flora met à votre disposition une **série d’outils** conçus pour optimiser, sécuriser et accélérer la saisie des données.
9
10 Ces fonctionnalités visent à :
11
12 * faciliter le remplissage de champs complexes ou répétitifs,
13 * garantir la cohérence documentaire et le respect des standards professionnels,
14 * et accompagner chaque utilisateur, quel que soit son niveau, grâce à une aide contextualisée et des assistants intégrés.
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16 Qu’il s’agisse d’afficher une aide en ligne, de préremplir une grille via un modèle, de rechercher un terme dans un thésaurus, de gérer des dates précises ou anciennes, ou encore de saisir des caractères spéciaux, chaque outil a été pensé pour vous guider efficacement dans vos tâches de saisie.
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18 Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
19 )))
20
21 (((
22 = Consulter l’aide en ligne sur un champ =
23
24 Pour accéder à la documentation d’un champ :
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26 1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
27 1. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.
28
29 (% class="box infomessage" %)
30 (((
31 Cette aide est **personnalisable **par l’administrateur fonctionnel.
32 )))
33
34 [[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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37 [[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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40 = Afficher les informations techniques d’un champ =
41
42 Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :
43
44 * **Survol** du libellé pour afficher le code technique ;
45 * **Clic droit → Afficher Informations** pour consulter les données associées.
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47 (% class="box infomessage" %)
48 (((
49 Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
50 )))
51
52 [[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 )))
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60 [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61
62
63 [[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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66 = Utiliser les modèles de saisie rapide =
67
68 Les modèles de saisie rapide permettent de **préremplir une grille** avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.
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70 (% class="box warningmessage" %)
71 (((
72 Elles sont propres à chaque utilisateur.
73 )))
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75 (% class="box infomessage" %)
76 (((
77 **Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
78 )))
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80 == Créer un modèle ==
81
82 1. Ouvrez une grille de saisie
83 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png||height="33" width="17"]] en bas à gauche
84 1. Nommez le modèle et enregistrez-le  [[image:1754557909695-525.png||height="30" width="30"]]
85 1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1754558078260-345.png||height="26" width="27"]]
86 1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non
87 1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png||height="31" width="31"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png||height="32" width="18"]]
88 1. Le modèle est prêt à être utilisé dans la grille de saisie concernée.
89
90 [[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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92
93 [[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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96 [[Ex. Table des biens → champs saisis et mémorisés (étoiles bleues).>>image:1751955305794-257.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 )))
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99 (((
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101
102 [[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103
104
105 == Modifier et utiliser un modèle ==
106
107 1. Sélectionnez un modèle existant
108 1. Modifiez/ajoutez/supprimez les champs ou des blocs
109 1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1754558078260-345.png]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png]] = champ désélectionné)
110 1. Ajoutez des valeurs par défaut si nécessaire dans les champs sélectionnés
111 1. Enregistrez les changement
112
113 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114
115
116 [[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117
118
119 == Dupliquer un modèle ==
120
121 1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
122 1. Modifiez le nom du modèle
123 1. Enregistrez-le.
124
125 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126
127
128 [[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129
130
131 [[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132
133 == Supprimer un modèle ==
134
135 1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
136 1. Cliquez sur l’icône de suppression
137
138 [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139
140
141 == Duplication de notice vs. modèle de saisie rapide : quelle différence ? ==
142
143 Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**.
144
145 Ces deux outils répondent à des logiques différentes :
146
147 * l’un reproduit intégralement une notice existante,
148 * l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
149
150 Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
151
152 (% class="table-bordered" %)
153 (% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonction**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Avantages**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Risques**
154 |**Duplication de notice**|**Copie complète** d’une notice existante|Rapide si est identique|Risque d’erreurs si des champs ne sont pas modifiés
155 |**Modèle de saisie rapide**|Sélection de champs avec pré-remplissage ou non de ces derniers|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
156 Personnalisable
157 Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
158
159 (% class="box infomessage" %)
160 (((
161 **Privilégiez les modèles de saisie rapide, **pour éviter les erreurs.
162 )))
163
164 = (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Parcourir le thésaurus avec l’assistant =
165
166 Les champs liés à un thésaurus disposent d’un **assistant, identifié par l'icône **[[image:1744269006702-138.png]]
167
168 Il permet de :
169
170 * Rechercher un terme
171 * Naviguer dans l’arborescence
172 * Ajouter un ou plusieurs termes à la notice
173
174 == Fonctionnalités intégrées : ==
175
176 * Recherche par mot-clé
177 * Navigation dans la hiérarchie
178 * Sélection et suppression de termes
179 * Création de nouveaux termes (si habilité)
180
181 == Comment l'utiliser ? ==
182
183 1. Cliquez sur l’icône pour ouvrir l'assistant.
184 1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités ou en ajouter un.
185 1. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.
186 1. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.
187
188 >(% class="small" %)Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ **Matière** à l’aide de l’assistant thésaurus.
189
190 [[Ex. table des biens, champ **Matière** → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191
192
193 [[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194
195
196 == Utiliser la barre d"outil de l'assistant thésaurus ==
197
198 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:575px" %)**Définition**
199 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
200 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
201 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez cette icône pour développer les branches hiérarchiques.
202 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)(((
203 (% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez cette icône pour réduire les branches hiérarchiques.
204 )))
205 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.
206 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
207 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
208 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
209
210 [[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211
212
213 = (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Saisir une date avec l’assistant de datation =
214
215 Flora intègre un **assistant dédié** pour les champs de datation, offrant une saisie précise et structurée des dates, tout en assurant leur pleine **exploitabilité en recherche**.
216
217 L’assistant, accessible via l'icône dédiée, propose plusieurs modes de saisie :
218
219 * **Date simple** : jour, mois, année
220 * **Intervalle** : début/fin
221 * **Période étendue** : millénaires, siècles, avant/après J.-C.
222 * **Complément** de datation : vers, après, début de, etc.
223 * **Calendrier républicain** : prise en charge intégrée
224
225 Validez toujours votre saisie avant de revenir à la grille.
226
227 [[Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution.**>>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228
229
230 == Saisir une date ou une fourchette simple ==
231
232 === Onglet date ===
233
234 Permet de sélectionner une **date précise**, qui peut s’afficher au choix sous forme :
235
236 * Année
237 * Mois + année
238 * Jour + mois + année.
239
240 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png]].
241
242 [[Ex. Table des biens,  champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une date simple dans le calendrier.>>image:1751955866354-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243
244
245 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211616332-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246
247
248 === Onglet intervalle de date ===
249
250 Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.
251
252 * Année
253 * Mois + année
254 * Jour + mois + année.
255
256 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png]].
257
258 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une intervalle de date simple dans le calendrier.>>image:1751955919130-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259
260
261 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → intervalle de date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211759977-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262
263
264 == Saisir des dates étendues ==
265
266 Un toggle (interrupteur) **étendu** permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :
267
268 * **Milliards**, **millions**, ou **milliers d’années**
269 * **Siècles avant/après J.-C.**, avec découpage possible en **moitié** ou **quart de siècle**
270
271 1. Cliquez sur un type de date (ex. //80e millénaire// ou //15e siècle av. J.-C.//)
272 1. Précisez son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.)
273 1. **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png]]
274
275 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en milliers d'années dans l'assistant de datation.>>image:1751955973032-290.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276
277
278 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en siècles av. J;-C. dans l'assistant de datation.>>image:1751956012401-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279
280
281 == Préciser la date avec un complément ==
282
283 Dans Flora, vous pouvez ajouter un **complément de datation** à toute date saisie — qu’elle soit simple, étendue ou définie par intervalle — afin de refléter un niveau de certitude ou une approximation chronologique.
284
285 Un **menu déroulant** permet de qualifier la date à l’aide d’expressions standards telles que :
286
287 * **Exactement** //(valeur par défaut)//
288 * **Vers**
289 * **Avant**
290 * **Après**
291 * **Début**
292 * **Milieu**
293 * **Fin**
294
295 Ces compléments permettent d’indiquer la position estimée dans une période (ex. : //début du IIIe siècle// ou //milieu du IIe millénaire av. J.-C.//), tout en garantissant une bonne exploitabilité en recherche.
296
297 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754552478030-114.png%3Bcharset%3Dutf-8]]
298
299 >(% class="small" %)Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle
300
301 [[Ex. Date simple → fonctionnalité complément de datation.>>image:1751956288746-445.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
302
303
304 == Saisir une date en calendrier républicain ==
305
306 Un onglet dédié vous permet de saisir une **date selon le calendrier républicain français**, utilisé entre 1792 et 1806.
307
308 Vous pouvez y sélectionner :
309
310 * le **mois républicain** (Vendémiaire, Brumaire, etc.),
311 * le **jour du mois**,
312 * ainsi que les **jours complémentaires ou intercalaires** (ex. : Jour de la Vertu, Jour du Travail…).
313
314 Flora prend en charge l’ensemble du calendrier républicain, y compris les cas particuliers liés aux années bissextiles.
315
316 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754552488862-144.png%3Bcharset%3Dutf-8]]
317
318 [[Ex. Sélection et validation d'une date dans le calendrier républicain.>>image:1751956523122-197.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319
320
321 = Parcourir les autorités avec un assistant =
322
323 L’assistant de ces champs permet de rechercher et d’insérer directement, dans la grille de saisie, une autorité ou un lien vers une notice documentaire.
324
325 == Ajouter une autorité dans un champ ==
326
327 Pour rechercher et insérer une autorité :
328
329 1. Cliquez sur l’icône à droite du champ [[image:1744267239237-220.png]]
330 1. Utilisez la **recherche simple** (mot-clé), la **recherche avancée** (critères combinés) ou lancez une recherche vide pour afficher toutes les autorités d’une table.
331 1. Sélectionnez une ou plusieurs notices
332 1. Cliquez sur **Valider** pour insérer le lien
333
334
335
336 [[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
337
338
339 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
340
341
342 == Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
343
344 Pour sélectionner le mode de recherche le plus pertinent dans l’assistant d’autorité, il est important de comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**.
345 Le tableau ci-dessous vous aide à comparer leurs fonctionnalités et à identifier le mode le plus adapté à votre besoin
346
347 (% class="table-bordered" %)
348 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:125px" %)**Critère**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:431px" %)**Recherche avancée**
349 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
350 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
351 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
352 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
353 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||height="35" width="31"]]
354 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||height="36" width="29"]]
355 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
356 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
357
358 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
359
360
361 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362
363
364 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
365
366
367 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
368
369
370 = Créer une autorité manquante pendant la saisie =
371
372 Si l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base, Flora permet de la **créer immédiatement depuis la grille de saisie**, sans interrompre votre travail.
373
374 (% class="box infomessage" %)
375 (((
376 Cette fonctionnalité est accessible uniquement aux profils habilités à enrichir les autorités.
377 )))
378
379 1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||height="32" width="34"]]
380 1. **Une fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
381 1. **Complétez** la notice d’autorité (personne, lieu, etc.)
382 1. **Enregistrez : **: le lien est automatiquement inséré dans la notice en cours
383
384 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385
386
387 [[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
388
389
390 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
391 )))
392
393
394
395
396
397
398
399
400
401 = Ajouter un terme dans une liste contrôlée =
402
403 Dans certains champs de type liste (déroulante, monovaluée ou multivaluée), vous pouvez ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la saisie, **si vous disposez des droits requis** et si **le champ est paramétré pour accepter l’enrichissement**.
404
405 (% class="box infomessage" %)
406 (((
407 **Bonnes pratiques **
408
409 * **Vérifiez** qu’un terme équivalent n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
410 * **N’intervenez jamais manuellement** sur le champ //Code// : il est généré automatiquement.
411 * **Supprimez** toute valeur inutile avant validation.
412 * **Contrôlez la présence du bouton d’ajout** : s’il n’est pas affiché, cela signifie que vous n’êtes pas autorisé à enrichir la liste vous-même. Dans ce cas, **contactez votre administrateur fonctionnel**.
413 )))
414
415 == Ajouter une valeur dans une liste déroulante ==
416
417 1. Cliquez sur l’icône située à droite de la liste déroulante [[image:1752043338393-575.png||height="33" width="35"]]
418 1. Une fenêtre d’ajout s’ouvre automatiquement.
419 1. Une ligne vide est proposée par défaut : renseignez le **libellé** (champ obligatoire).
420 1. Pour ajouter plusieurs valeurs, utilisez les boutons de la barre d’outils (ajout ou suppression de lignes).
421 1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer.
422 1. (((
423 Les nouvelles valeurs sont immédiatement disponibles dans la liste.
424 )))
425
426 [[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
427
428
429 )))
430
431 [[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
432
433
434 (((
435 == Ajouter un terme dans la liste mono-valuée ou multivaluée ==
436
437 Dans ces liste, le principe est le même, mais le bouton d’ajout **n’apparaît pas directement** à droite du champ.
438
439 1. Cliquez sur le bouton pour **ouvrir la liste complète **[[image:1744210470829-953.png||height="44" width="30"]].
440 1. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton **Ajouter** situé en bas à droite [[image:1752045525067-815.png]].
441 1. Renseignez les libellés souhaités.
442 1. Validez pour enregistrer.
443 1. Les nouvelles valeurs sont immédiatement disponibles dans la liste.
444
445 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446
447
448 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449
450
451 == Supprimer un terme avant validation ==
452
453 Si vous avez ajouté une valeur par erreur dans une liste (déroulante ou longue), vous pouvez la supprimer **avant validation**.
454
455 1. Cochez la case à gauche de la ligne à supprimer.
456 1. Cliquez sur le bouton **Supprimer** dans la barre d’outils [[image:1752044286842-233.png||height="26" width="30"]].
457 1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
458
459 (% class="box warningmessage" %)
460 (((
461 Après validation, seules les personnes disposant des droits d’administration peuvent modifier ou supprimer les valeurs enregistrées.
462 )))
463
464 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
465
466
467 = Créer une notice documentaire et associer un fichier =
468
469 Dans Flora, vous pouvez créer une **notice documentaire** (photo, document, vidéo, etc.) directement depuis une grille de saisie, puis y attacher un fichier. La notice créée est automatiquement liée à la notice principale (bien, événement, entrée, etc.).
470
471 (((
472 == Créer la notice documentaire ==
473
474 1. Depuis la **zone Documentation** de la grille de saisie, sélectionnez un champ de lien documentaire (ex. : Photo, Vidéo, Autres documents).
475 1. Cliquez sur le **bouton de création** situé à droite du champ [[image:1752071858179-406.png]].
476 1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs requis (titre, type, etc.).
477 1. Cliquez sur **Enregistrer** : la notice est créée et liée à l’enregistrement principal.
478
479 [[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
480 )))
481
482
483 [[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
484
485
486 [[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
487
488
489 == Associer un fichier à la notice documentaire ==
490
491 1. Cliquez sur l’**icône de gestion des fichiers** [[image:1744198755996-817.png]]pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée**.
492 1. Choisissez le bouton correspondant au type de fichier à importer :
493
494 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:129px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:750px" %)**Fonction **
495 |(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
496 |(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
497 |(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
498
499 (% start="3" %)
500 1. Sélectionnez le fichier depuis votre poste de travail.
501 1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer l’ajout [[image:1744211583840-183.png]]
502 1. Cliquez sur le bouton **Fermer** (en haut à droite) pour revenir à la grille de saisie.
503 1. **Enregistrez la notice principale** pour finaliser l’opération.
504 1. (((
505 Le fichier s’affiche ensuite dans le pavé de visualisation des liens documentaires
506 )))
507
508 [[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
509
510
511 [[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
512
513
514 [[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
515
516
517 [[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
518
519
520 [[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
521
522
523 [[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
524
525
526 [[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
527
528
529 = Gérer les fichiers associés =
530
531 [[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
532
533
534 Voici les principaux outils de la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
535
536 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:101px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:777px" %)**Fonction**
537 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Retourner à la notice
538 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
539 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Annuler une association
540 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un dossier
541 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
542 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
543 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
544 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
545 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
546 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
547 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
548 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
549 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Supprimer un fichier
550
551 = Vider un champ contrôlé =
552
553 Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
554
555 == Retirer toutes les valeurs du champ ==
556
557 Le bouton situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu [[image:1744200248285-737.png]] .
558
559 (% class="box warningmessage" %)
560 (((
561 Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
562 )))
563
564 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
565
566
567 [[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
568
569 == Retirer une valeur spécifique ==
570
571 Si plusieurs termes sont renseignés dans un champ, vous pouvez en retirer un seul à l’aide de la croix située à droite de chaque valeur.
572
573 (% class="box infomessage" %)
574 (((
575 **Bonnes pratiques**
576
577 * Évitez le bouton de suppression global si vous souhaitez conserver certaines valeurs.
578 * La suppression via la croix n’affecte que le terme concerné, de façon immédiate.
579 * Si la valeur a été copiée dans d’autres champs (par duplication ou via un modèle), pensez à la vérifier et la modifier manuellement.
580 )))
581
582 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
583
584
585 [[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
586
587
588 = Utiliser le clavier unicode =
589
590 Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
591
592 * les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
593 * les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
594 * ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
595
596 Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
597
598 Pour l'utiliser :
599
600 1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
601 1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
602 1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
603 1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
604
605 (% class="box infomessage" %)
606 (((
607 **Bon à savoir**
608
609 * Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
610 * Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
611 * Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
612 )))
613
614 [[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
615
616
617 [[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
618
619
620
621 )))
622 )))|(% style="width:300px" %)(((
623 (% class="box" %)
624 (((
625 **Sommaire**
626
627 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
628 )))
629
630 (% class="box" %)
631 (((
632 **Aller plus loin**
633
634 * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
635 * [[Utiliser la barre d'outils dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
636 * [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
637 * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
638 )))
639
640 (% class="box" %)
641 (((
642 **Icônes principales**
643
644 * [[image:1751958918305-515.png||height="24" width="24"]]Ouvrir l'assistant thésaurus 
645
646 * [[image:Autorit%25C3%25A9s_Liens.png]]Rechercher une notice à lier
647
648 * [[image:Cr%C3%A9er.png||height="29" width="29"]]Créer ou nouvelle notice liée ou un nouveau terme dans une liste 
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