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Version 98.1 par Nicolas SCHREIBER le 2022/03/15 12:05
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1 {{box cssClass="box" title="**Sommaire**"}}
2 {{toc/}}
3 {{/box}}
4
5 (% class="CxSpLast" %)
6 Le service Régie des biens de Flora permet de :
7
8 * Gérer les différents types d’événements : expositions, restauration, mise en dépôt…
9 * Définir et suivre chaque mouvement d’œuvre.
10 * Constituer un historique daté de l’ensemble des mouvements.
11 * Gérer les constats d’état et estimations.
12 * Produire les documents administratifs nécessaires dans un format bureautique.
13 * Embarquer dans une App mobile les données de suivi des mouvements.
14
15 (% class="CxSpMiddle" %)
16 Il a été conçu pour permettre à chaque musée d’optimiser la finesse de saisie en fonction des services attendus. Il y a donc plusieurs niveaux d’utilisation :
17
18 = Saisie documentaire et historique (à minima) =
19
20 On se contentera d’une saisie documentaire rétrospective des événements auxquels a participé un bien. La table des Événements sera alors vue comme une table d’autorité supplémentaire, permettant de décrire des expositions ou des restaurations passées. On pourra aussi gérer un historique des constats d’état et des valeurs d’assurances.
21
22 Pour réaliser cela, tout peut se faire à partir de la notice bien (onglet régie -Etat de conservation).
23
24 === Historique des expositions et restaurations ===
25
26 Saisie directe des évènement via les blocs répétables de l'onglet Régie6etat de conservation dans la notice du bien
27
28 (% class="box infomessage" %)
29 (((
30 A noter que si l'évènement est géré via le module de régie, ces blocs répétables seront mis à jour automatiquement lorsque les mouvement d'entrée qui clôturent l'évènement sont validés. Cela permet de garantir une homogénéité de présentation de ces informations
31 )))
32
33 (% style="text-align:center" %)
34 [[image:1647342016043-565.png||class="img-thumbnail"]]
35
36 (% style="text-align:center" %)
37 [[image:1647341986504-427.png||class="img-thumbnail"]]
38
39 === Constats d'état et données de conservation préventive ===
40
41 Conformément à l'arrêté du 25 mai 2004, les données initiales (premier constat d'état réalisé) sont à renseigner dans la notice bien.
42
43
44 (% style="text-align:center" %)
45 [[image:2021-12-02_09h26_06.png]]
46
47 Ces données initiales peuvent être enrichies, au fil du temps, par la réalisation de constats d'états complémentaires qui viendront s'ajouter sur la notice bien.
48
49 (% style="text-align:center" %)
50 [[image:2021-12-02_09h27_45.png||class="img-thumbnail"]]
51
52 (% style="text-align: center;" %)
53 (% class="small" %)//Bouton sur la fiche Bien pour ajouter un un constat d'état complémentaire.//
54
55
56 (% style="text-align:center" %)
57 [[image:2021-12-02_09h45_18.png||class="img-thumbnail"]]
58
59 (% style="text-align: center;" %)
60 (% class="small" %)//Affichage sur la notice bien dans sur la notice du constat d'état complémentaire et accès à la notice du constat d'état.//
61
62 (% style="text-align:center" %)
63 [[image:2021-12-02_10h40_56.png||class="img-thumbnail"]]
64
65 (% style="text-align: center;" %)
66 (% class="small" %)//Le constat d'état est aussi accessible grâce à la rubrique Liens//(%%).
67
68 (% style="text-align:center" %)
69 [[image:2021-12-02_09h52_00.png||class="img-thumbnail"]]
70
71 (% style="text-align: center;" %)
72 (% class="small" %)//Affichage du constat d'état, la saisie peut être validée en appuyant sur le bouton vert.//
73
74 (% style="text-align:center" %)
75 [[image:2021-12-02_09h53_31.png||class="img-thumbnail"]]
76
77 (% style="text-align: center;" %)
78 (% class="small" %)//Résultat de la validation de la saisie l'état d'avancement du constat d'état est terminée//
79
80 ==== Import de constat d'état réalisé avec l'application Horus Condition Report ====
81
82 Glisses déposer les fichiers extraits d'Horus dans le menu gérer /imports / import Horus.
83
84 Les numéros d'inventaire étant présents dans les constats Horus, le lien et le remplissage de la notice constat d'état Flora se feront automatiquement.
85
86
87 (% style="text-align:center" %)
88 [[image:2021-12-02_14h18_58.png||class="img-thumbnail"]]
89
90 (% class="box warningmessage" %)
91 (((
92 Les champs à jauge et la section emballage dans Horus ne seront pas repris dans les champs Flora, en revanche ils seront présents dans le document PDF ajouté au constat d'état.
93 )))
94
95 ==== Import d'un mouvement via MouvApp ====
96
97 (% style="text-align:center" %)
98 [[image:2021-12-02_14h18_49.png||class="img-thumbnail"]]
99
100
101 === Valeurs d'assurance ===
102
103 Même principe que pour les constats d'état : une valeur initiale avec la possibilité (plus rare) de la faire évoluer dans le temps.
104
105 (% style="text-align:center" %)
106 [[image:2021-12-02_10h39_37.png||class="img-thumbnail"]]
107
108 (% style="text-align: center;" %)
109 (% class="small" %)//Affichage de la valeur initiale sur la notice bien.//
110
111 (% style="text-align:center" %)
112 [[image:2021-12-02_11h06_32.png||class="img-thumbnail"]]
113
114 (% style="text-align: center;" %)
115 (% class="small" %)//Bouton de saisie d'une estimation complémentaire.//
116
117
118 (% style="text-align:center" %)
119 [[image:2021-12-02_11h08_06.png||class="img-thumbnail"]]
120
121 (% style="text-align: center;" %)
122 (% class="small" %)//Grille de saisie d'une estimation complémentaire, le type d'estimation peut être choisi via une liste (que l'administrateur peut compéter).//
123
124 (% style="text-align:center" %)
125 [[image:2021-12-02_11h11_27.png||class="img-thumbnail"]]
126
127 (% style="text-align: center;" %)
128 (% class="small" %)//Dans le suivi, l'état d'avancement peut être renseigné.//
129
130 (% style="text-align:center" %)
131 [[image:2021-12-02_11h21_28.png||class="img-thumbnail"]]
132
133 (% style="text-align: center;" %)
134 (% class="small" %)//Affichage de l'estimation sur la notice bien, la notice d'estimation est accessible dans le dossier administratif et via la rubrique lien.//
135
136 (% style="text-align:center" %)
137 [[image:2021-12-02_11h24_28.png||class="img-thumbnail"]]
138
139 (% style="text-align: center;" %)
140 (% class="small" %)//Affichage de plusieurs estimations : la dernière apparait en premier dans Dernière estimation, les autres sont disponibles dans l'Historique des Estimations.//
141
142 (% style="text-align:center" %)
143 [[image:2021-12-02_11h10_44.png||class="img-thumbnail"]]
144
145 (% style="text-align: center;" %)
146 (% class="small" %)//Affichage de la notice d'estimation d'assurance//(%%)
147
148 = Planification des évènements et gestion de leurs mouvements associés =
149
150 Cette opération est généralement du ressort des services de régie. Elle permet d'aller plus loin que de la gestion documentaire pure et d'informatiser plusieurs étapes :
151
152 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Planifier les prêts, mises en dépôts, restaurations, déménagements, campagnes photo, marquages, mouvements internes...
153 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Suivre les localisations des biens en temps réel via la gestion des mouvements.
154 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Saisir les constats d’état et valeurs d’assurances estimées.
155 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Éditer des fiches de prêts, listes, bordereaux de transport.
156
157 (% class="box infomessage" %)
158 (((
159 (% style="tab-stops:35.4pt" %)Le principe est toujours le même : créer l'évènement, lui rattacher des biens, planifier les mouvements associés et suivre leur état d'avancement pour que le musée soit informé en temps réel des réservations et de la localisation actuelle des biens
160 )))
161
162 Des pas à pas thématiques ont été réalisés sur [[les prêts pour exposition à l'extérieur du musée >>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..les prèts pour expositions.WebHome]](% style="tab-stops:35.4pt" %)et[[ >>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..les prèts pour expositions.WebHome]][[les dépôts>>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..Comment gérer les destinataires et les emplacements d'arrivée.WebHome]].
163
164 Un article détaillé ensuite [[le suivi de l'état d'avancement des mouvements et événements>>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..Gérer les états d'avancement .WebHome]].
165
166 Un article détaillé explique aussi [[les demandes de travaux>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Demandes%20de%20travaux%20(reproductions,%20copies...)/]].
167
168 = Gestion des expositions temporaires =
169
170 Ces opérations sont généralement du ressort du service expo (celui qui organise les expositions temporaires du musée). Bien entendu, dans un petit musée, l'attaché de conservation sera à même de réaliser ces opérations.
171
172 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Suivre intégralement les opérations relatives aux expositions organisées par le musée (itinérantes ou en interne).
173 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Gérer les biens empruntés pour exposition(%%) : cartels , constats d'état.
174 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Organiser les parcours thématiques pour définir la scénographie de l'exposition.
175 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Préparer le catalogue d’exposition.
176 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Archiver tous les documents administratifs afférant à l’opération.
177 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)publier l'exposition et son contenu sur le portail (via les parcours thématiques mis en ligne).
178 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Conserver l'historique des expositions organisées par les musées.
179
180 (% class="box infomessage" %)
181 (((
182 Très souvent les musées hésitent à utiliser leurs bases documentaires pour se faire, car le fait de venir y saisir des biens empruntés pour expo génère une crainte de confusion avec les biens inscrits au registres.
183 Depuis l'arrêté du 25 mai 2004 et la séparation physique en base documentaire et registre informatique, cela ne pose aucun problème légal. Une grille de saisie** "bien emprunté pour exposition temporaire" **permet de gérer ces biens,à minima (l'équivalent d'une fiche cartel + photos), sans risque de confusion avec les biens acquis ou en dépôt...ou le matériel d'étude qui a lui aussi sa place dans les bases documentaires. Cette solution remplace avantageusement les "tableaux Excel" qui circulent par messagerie (et qui s'y perdent parfois). Il est possible de les filtrer par type de bien, en recherche simple avec [[seulement et exclure.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Recherches%20expertes/Recherche/#HFiltresSeulementetExclure:]]
184 )))
185
186 = Organisation des données =
187
188
189 === Événements ===
190
191 (% style="text-align:center" %)
192 [[image:2021-12-02_14h36_44.png||class="img-thumbnail"]]
193
194 Cette table est devenu très importante dans la gestion des biens. Elle permet la définition et le suivi des évènements. Un évènement peut correspondre à :
195
196 * //commission.//
197 * //déménagement.//
198 * //dépôt de plainte.//
199 * //exposition temporaire au musée.//
200 * //mise en dépôt.//
201 * //chantier de collection.//
202 * //demande de marquage.//
203 * //demande de mise à disposition sur place.//
204 * //demande de photographie.//
205 * //mouvement interne temporaire.//
206 * //prêt pour exposition.//
207 * //prêt autre que pour exposition.//
208 * //restauration.//
209
210 (% style="text-align:center" %)
211 [[image:2021-12-02_14h37_04.png||class="img-thumbnail"]]
212
213 À un évènement, on ajoute la sélection d'un bien ou d'un ensemble de biens qui seront retenus ou non. Puis un évènement ou plusieurs sont associés a un ou plusieurs mouvement(s), correspondant chacun à un ensemble de biens concernés par un même déplacement physique. Il est possible de créer une notice mère et des notices filles en cas d’exposition itinérante.
214
215 === Biens dans l'évènement ([[nouveauté v4>>doc:Main.Nouveautés.Feuille de route v4.WebHome]]) ===
216
217 Les biens concernés par l'événement peuvent lui être directement rattachés :
218
219 - en passant par l'intermédiaire d'un panier dans lequel vous auriez au préalable rassemblé les biens concernés.
220
221 (% style="text-align:center" %)
222 [[image:2021-12-02_14h45_37.png||class="img-thumbnail"]]
223
224 - via une recherche dans la base documentaire des biens. A noter que, de facto l'évènement deviendra en quelque sorte "le panier des biens concernés".
225
226 (% style="text-align:center" %)
227 [[image:2021-12-02_14h45_05.png||class="img-thumbnail"]]
228
229
230 Les notices Biens dans l'évènement permet de définir des informations complémentaires : dimensions pour emballages, commentaires, cartel...Pour cela, modifier la fiche à l'aide de l'icône de crayon.
231
232
233 (% style="text-align:center" %)
234 [[image:2021-12-02_14h46_41.png||class="img-thumbnail"]]
235
236 Affichage lors de la modification, tous les champs ne remontent pas sur le résumé.
237
238 (% style="text-align:center" %)
239 [[image:2021-12-02_14h54_31.png||class="img-thumbnail"]]
240
241 Pour avoir toutes les informations ajoutées sur la fiche bien dans l'évènement, cliquer sur la loupe [[image:2021-12-03_10h40_24.png]]. L'affichage complet de la notice apparait.
242
243 (% style="text-align:center" %)
244 [[image:2021-12-02_14h57_21.png||class="img-thumbnail"]]
245
246 === Mouvements ===
247
248 Les mouvements sont les "transports" des biens. Ils ont toujours un emplacement de départ et un emplacement d'arrivée.
249
250 **- pour les mouvements de sortie **: l'emplacement de départ est l'emplacement de référence du bien dans votre musée, l'emplacement d'arrivée le lieu d'exposition, de dépôt ou le nouvel emplacement (dans le cas d' un déménagement).
251
252 (% style="text-align:center" %)
253 [[image:2021-12-02_15h35_20.png||class="img-thumbnail"]]
254
255 **- pour les mouvements d'entrée :** l'emplacement de départ est celui ou se trouve le bien à l'extérieur du musée, l'emplacement d'arrivée celui ou vous prévoyez de le localiser à son arrivée. Par défaut Flora prendra l'emplacement de référence défini dans la notice du bien.
256
257 (% style="text-align:center" %)
258 [[image:2021-12-02_15h36_52.png||class="img-thumbnail"]]
259
260 (% class="box infomessage" %)
261 (((
262 Généralement, dans le cas d'exposition à l'extérieur (prêts), on ne renseigne pas l'emplacement exact du bien dans la salle d'exposition, on se contente d'indiquer que le bien est "en mouvement" et c'est **le nom de l'organisme de destination (le musée exposant) qui permet de savoir chez qui se déroule l'évènement.**
263
264
265 Dans le cas ou vous gérez des expositions temporaires organisées dans votre propre musées,** on privilégiera le parcours thématique** pour regrouper les biens plutôt que la localisation dans les salles d'exposition. La table d'autorité des parcours thématique servira ainsi de prévisualisation de l'exposition temporaire mais aussi de "mémoire" une fois l'évènement terminé et les biens revenus à leurs emplacements.
266 )))
267
268 (% class="wikigeneratedid" %)
269 La section Mouvement(Transports) dans l'Historique permet d'avoir un accès rapide à tous vos mouvements.
270
271 (% style="text-align:center" %)
272 [[image:2021-12-03_11h07_39.png||class="img-thumbnail"]]
273
274 === Emplacements ===
275
276 La table d'autorité des emplacements gères toutes les localisations physiques des biens : expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur.
277
278 (% style="text-align:center" %)
279 [[image:2021-12-02_15h44_48.png||class="img-thumbnail"]]
280
281 Dans l'espace de travail "Gérer", section "Re-localiser", sous section "Gestion des emplacements" vous avez accès aussi à la même arborescence.
282
283 (% style="text-align:center" %)
284 [[image:2021-12-02_15h50_19.png||class="img-thumbnail"]]
285
286 Un bien ne peut être localisé qu'a un seul emplacement à la fois. L'historique des emplacements est conservé pendant toute la vie du bien dans l'Historique des localisations.
287
288 (% style="text-align:center" %)
289 [[image:2021-12-02_15h42_29.png||class="img-thumbnail"]]
290
291 === Commissions ===
292
293 Les commissions sont un évènement mais pour les retrouver facilement dans l'espace de travail régie, elle a une section avec un formulaire de recherche simple et experte dédiés. Un article [[commission>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Commissions/]] est dédié à la gestion et à la saisie de cet évènement très particulier, un pas à pas détaillé, décrit [[les commissions de radiation ou de déclassement.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Radiation/]]
294
295 (% style="text-align:center" %)
296 [[image:2022-01-18_12h07_28.png||class="img-thumbnail"]]
297
298 === Parcours thématiques ===
299
300 La table d'autorité des parcours thématiques gère des "classements intellectuels" de biens. Souvent utilisée pour préparer la scénographie des expositions temporaires du musées.
301
302 Un bien peut être relié à plusieurs parcours en même temps.
303
304 (% style="text-align:center" %)
305 [[image:2021-12-02_15h49_02.png||class="img-thumbnail"]]
306
307 (% style="text-align: center;" %)
308 (% class="small" %)Dans l'exposition Trésors cachés de Louisiane, partie Passé recomposé et salle Bagages
309
310 (% style="text-align: center;" %)
311 (% class="small" %)6 biens ou ensemble sont présentés et une notice bibliographique est attachée.
312
313 (% style="text-align:center" %)
314 [[image:2021-12-02_15h53_57.png||class="img-thumbnail"]]
315
316 (% style="text-align: center;" %)
317 (% class="small" %)Affichage du Parcours thématique dans la notice Bien partie Localisation
318
319 === Biens en mouvement ===
320
321 Cette table permet de gérer les informations propres à chaque bien pour chaque mouvement. Ce sera essentiellement les emplacements d'arrivée ou des commentaires pour le transport.
322
323 (% style="text-align:center" %)
324 [[image:2021-12-03_11h02_28.png||class="img-thumbnail"]]
325
326 === Colis ===
327
328 (% style="text-align:center" %)
329 [[image:2021-12-03_11h08_59.png||class="img-thumbnail"]]
330
331 === Constats d'états ===
332
333 Cette table permet de créer et d'historiser des constats d'états qui seront liés aux biens. On peut aussi les lier spécifiquement à un mouvement de sortie ou d'entrée (cf ci-dessus).
334
335 (% style="text-align:center" %)
336 [[image:2021-12-03_11h11_51.png||class="img-thumbnail"]]
337
338 === Estimations ===
339
340 La valeur d'assurance du bien peut être saisie directement dans sa notice, mais si vous souhaitez historiser l'évolution de valeurs d'assurances dans le temps vous pourrez lui en rattacher plusieurs (cf ci-dessus).
341
342 (% style="text-align:center" %)
343 [[image:2021-12-03_11h14_12.png||class="img-thumbnail"]]
344
345 == Travaux ==
346
347 Les demandes de travaux peuvent être gérer et renseigner (cf l'article sur[[ les demande de travaux>>​​​​http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Demandes%20de%20travaux%20%28reproductions%2C%20copies...%29/]]).
348
349 (% style="text-align:center" %)
350 [[image:2021-12-03_11h14_54.png||class="img-thumbnail"]]
351
352 == Re-localiser ==
353
354 Pour historiser vos localisations, un outil existe sur [[les paniers>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HC9tape12F4bis:viaunpanier]], sur [[les biens>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HC9tape12F4:pourunseulbienE0lafois]], sur [[les emplacements>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HC9tape12F4quater:rechercherlesbiensviaunemplacement]] et dans l'espace de travail Régie, dans une section dédiée où tous les outils sont concentrés pour être retrouvé rapidement.
355
356 (% style="text-align:center" %)
357 [[image:2021-12-03_11h16_07.png||class="img-thumbnail"]]

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