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Version 85.2 par ecoudiere le 2021/12/03 11:16
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1 {{box cssClass="floatinginfobox" title="**Sommaire**"}}
2 {{toc/}}
3 {{/box}}
4
5 (% class="CxSpLast" %)
6 Le service Régie des biens de Flora permet de :
7
8 * Gérer les différents types d’événements : expositions, restauration, mise en dépôt…
9 * Définir et suivre chaque mouvement d’œuvre
10 * Constituer un historique daté de l’ensemble des mouvements
11 * Gérer les constats d’état et estimations.
12 * Produire les documents administratifs nécessaires dans un format bureautique
13 * Embarquer dans une App mobile les données de suivi des mouvements
14
15 (% class="CxSpMiddle" %)
16 Il a été conçu pour permettre à chaque musée d’optimiser la finesse de saisie en fonction des services attendus. Il y a donc plusieurs niveaux d’utilisation :
17
18 = Saisie documentaire et historique (à minima) =
19
20 On se contentera d’une saisie documentaire rétrospective des événements auxquels a participé un bien. La table des Événements sera alors vue comme une table d’autorité supplémentaire, permettant de décrire des expositions ou des restaurations passées. On pourra aussi gérer un historique des constats d’état et des valeurs d’assurances.
21
22 Pour réaliser cela, tout peut se faire à partir de la notice bien (onglet régie -Etat de conservation).
23
24 === Expositions et restaurations ===
25
26
27 [[image:2021-12-02_09h24_20.png]]
28
29 === Constats d'état et données de conservation préventive ===
30
31 Les données initiales sont à renseigner dans la notice bien.
32
33
34 [[image:2021-12-02_09h26_06.png]]
35
36 Ces données initiales peuvent être enrichies, au fil du temps, par la réalisation de constats d'états complémentaires qui viendront s'ajouter sur la notice bien.
37
38 [[image:2021-12-02_09h27_45.png]]
39
40 (% style="text-align: center;" %)
41 (% class="small" %)//Bouton sur la fiche Bien pour ajouter un un constat d'état complémentaire//
42
43
44 [[image:2021-12-02_09h45_18.png]]
45
46 (% style="text-align: center;" %)
47 (% class="small" %)//Affichage sur la notice bien dans sur la notice du constat d'état complémentaire et accès à la notice du constat d'état//
48
49 (% style="text-align:center" %)
50 [[image:2021-12-02_10h40_56.png]]
51
52 (% style="text-align: center;" %)
53 (% class="small" %)//Le constat d'état est aussi accessible grace à la rubrique Liens//(%%)
54
55 (% style="text-align:center" %)
56 [[image:2021-12-02_09h52_00.png]]
57
58 (% style="text-align: center;" %)
59 (% class="small" %)//Affichage du constat d'état, la saisie peut être validée en appuyant sur le bouton vert//
60
61 (% style="text-align:center" %)
62 [[image:2021-12-02_09h53_31.png]]
63
64 (% style="text-align: center;" %)
65 (% class="small" %)//Résultat de la validation de la saisie l'état d'avancement du constat d'état est terminée//
66
67 ==== Import de constat d'état réalisé avec l'application Horus Condition Report ====
68
69 Glisses déposer les fichiers extraits d'Horus dans le menu gérer /imports / import Horus.
70
71 Les numéros d'inventaire étant présents dans les constats Horus, le lien et le remplissage de la notice constat d'état Flora se feront automatiquement.
72
73
74 [[image:image-polaroid-light.svg||alt="1600096059582-282.png" class="img-thumbnail" width="100"]]
75
76 (% class="box warningmessage" %)
77 (((
78 Les champs à jauge et la section emballage dans Horus ne seront pas repris dans les champs Flora, en revanche ils seront présents dans le document pdf ajouté au constat d'état.
79 )))
80
81 ==== Import d'un mouvement via MouvApp ====
82
83 [[image:image-polaroid-light.svg||alt="1600096059582-282.png" class="img-thumbnail" width="100"]]
84
85 === Valeurs d'assurance ===
86
87 Même principe que pour les constats d'état : une valeur initiale avec la possibilité (plus rare) de la faire évoluer dans le temps.
88
89 [[image:2021-12-02_10h39_37.png]]
90
91 (% style="text-align: center;" %)
92 (% class="small" %)//Affichage de la valeur initiale sur la notice bien//
93
94 (% style="text-align:center" %)
95 [[image:2021-12-02_11h06_32.png]]
96
97 (% style="text-align: center;" %)
98 (% class="small" %)//Bouton de saisie d'une estimation complementaire//
99
100
101 [[image:2021-12-02_11h08_06.png]]
102
103 (% style="text-align: center;" %)
104 (% class="small" %)//Grille de saisie d'une estimation complementaire, le type d'estimation peut être choisi via une liste (enrichissable par l'administrateur)//
105
106 (% style="text-align:center" %)
107 [[image:2021-12-02_11h11_27.png]]
108
109 (% style="text-align: center;" %)
110 (% class="small" %)//Dans le suivi, l'état d'avancement peut être renseigné//
111
112 (% style="text-align:center" %)
113 [[image:2021-12-02_11h21_28.png]]
114
115 (% style="text-align: center;" %)
116 (% class="small" %)//Affichage de l'estimation sur la notice bien, la notice d'estimation accessible dans le dossier administratif et via la rubrique lien//
117
118 (% style="text-align:center" %)
119 [[image:2021-12-02_11h24_28.png]]
120
121 (% style="text-align: center;" %)
122 (% class="small" %)//Affichage de plusieurs estimations, la dernière apparait en premier dans Dernière estimation, les autres sont disponibles dans l'Historique des Estimations//
123
124 (% style="text-align:center" %)
125 [[image:2021-12-02_11h10_44.png]]
126
127 (% style="text-align: center;" %)
128 (% class="small" %)//Affichage de la notice d'estimation d'assurance//(%%)
129
130 = Planification des évènements et gestion de leurs mouvements associés =
131
132 Cette opération est généralement du ressort des service de régie. Elle permet d'aller plus loin que de la gestion documentaire pure et de
133
134 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Planifier les prets, mises en dépôts, restaurations, déménagements, campagnes photo, marquages, mouvements internes...
135 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Suivre les localisations des biens en temps réel via la gestion des mouvements
136 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Saisir les constats d’état et valeurs d’assurances estimées
137 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Éditer des fiches de prêts, listes, bordereaux de transport
138
139 (% class="box infomessage" %)
140 (((
141 (% style="tab-stops:35.4pt" %)Le principe est toujours le même : créer l'évènement, lui rattacher des biens, planifier les mouvements associés et suivre leur état d'avancement pour que le musée soit informé en temps réel des réservations et de la localisation actuelle des biens
142 )))
143
144 Des pas à pas thématiques ont été réalisés sur [[les prêts pour exposition à l' extèrieur du musée >>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..les prèts pour expositions.WebHome]](% style="tab-stops:35.4pt" %)et[[ >>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..les prèts pour expositions.WebHome]][[les dépôts>>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..Comment gérer les destinataires et les emplacements d'arrivée.WebHome]]
145
146 Un article détaillé ensuite [[le suivi de l'état d'avancement des mouvements et événements>>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..Gérer les états d'avancement .WebHome]]
147
148 Un article détaillé explique aussi [[les demandes de travaux>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Demandes%20de%20travaux%20(reproductions,%20copies...)/]].
149
150 = Gestion des expositions temporaires =
151
152 Ces opération sont généralement du ressort du service expo (celui qui organise les expositions temporaires du musée). bien entendu, dans un petit musée, l'attaché de conservation sera à même re réaliser ces opérations
153
154 (% class="box infomessage" %)
155 (((
156 Très souvent les musées hésitent à utiliser leurs bases documentaires pour se faire car le fait de venir y saisir des biens empruntés pour expo génère une crainte de confusion avec les biens inscrits au registres.
157 Depuis l'arrété du 25 mai 2004 et la séparation physique en base documentaire et registre informatique, cela ne pose aucun problème légal. Une grille se saisie** "bien emprunté pour exposition temporaire" **permet de gérer ces biens,à minima (l'équivalent d'une fiche cartel + photos), sans risque de confusion avec les biens acquis ou en dépôt...ou le matériel d'étude qui a lui aussi sa place dans les bases documentaires. Cette solution remplace avantageusement les "tableaux excel" qui circulent par messagerie (et qui s'y perdent parfois). Il est possible de les filtrer par type de bien en recherche simple facilement avec [[seulement et exclure.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Recherches%20expertes/Recherche/#HFiltresSeulementetExclure:]]
158 )))
159
160 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Suivre intégralement les opérations relatives aux expositions organisées par le musée (itinérantes ou en interne)
161 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Gérer les biens empruntés pour exposition(%%) : cartels , constats d'état
162 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Organiser les parcours thématiques pour définir la scénographie de l'exposition
163 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Préparer le catalogue d’exposition
164 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Archiver tous les documents administratifs afférant à l’opération.
165 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)publier l'expoistion et son contenu sur le portail (via les parcours thématiques mis en ligne)
166 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Conserver l'historique des expositions organisées par les musées
167
168 = Organisation des données =
169
170 === Import ===
171
172 Ici il faut glisser déposer le fichier zip de votre tablette après utilisation de l'application Horus pour charger les données et vos pdf de constat dans Flora.
173
174 [[image:2021-12-02_14h18_58.png]]
175
176 Ici il faut glisser déposer le fichier zip de votre tablette après utilisation de l'application MouvApp pour charger les données dans Flora.
177
178 [[image:2021-12-02_14h18_49.png]]
179
180 === Événements ===
181
182 [[image:2021-12-02_14h36_44.png]]
183
184 Cette table est devenu très importante dans la gestion des biens. Elle permet la définition et le suivi des évènements. Un évènement peut correspondre à :
185
186 * //commission//
187 * //démémagement//
188 * //dépôt de plainte//
189 * //exposition temporaire au musée//
190 * //mise en dépôt//
191 * //chantier de collection//
192 * //demandes de marquage//
193 * //demandes de mise à disposition sur place//
194 * //demandes de photographie//
195 * //mouvement interne temporaire//
196 * //prêt pour exposition//
197 * //prêt autre que pour exposition//
198 * //restauration//
199
200 [[image:2021-12-02_14h37_04.png]]
201
202 À un évènement, on ajoute la sélection d'un bien ou d'un ensemble de biens qui seront retenus ou non. Puis un évènement est(sont) associé(s) un ou plusieurs mouvement(s), correspondant chacun à un ensemble de biens concernés par un même déplacement physique. Il est possible de créer une notice mère et des notices filles en cas d’exposition itinérante.
203
204 === Biens dans l'évènement ([[nouveauté v4>>doc:Main.Nouveautés.Feuille de route v4.WebHome]]) ===
205
206 Les biens concernés par l'événement peuvent lui être directement rattachés :
207
208 - en passant par l'intérmédiaire d'un panier dans lequel vous auriez au préalable un rassemblé les biens concernés.
209
210 [[image:2021-12-02_14h45_37.png]]
211
212 - via une recherche dans la base documentaire des biens. A noter que, de facto l'évenement deviendra en quelque sorte "le panier des biens concernés".
213
214 [[image:2021-12-02_14h45_05.png]]
215
216 Les notices Biens dans l'évènement permet de définir des informations complémentaires : dimensions pour emballages, commentaires, cartel...Pour cela, modifier la fiche à l'aide de l'icône de crayon.
217
218 [[image:2021-12-02_14h46_41.png]]
219
220 Affichage lors de la modification, tous les champs ne remontent pas sur le résumé.[[image:2021-12-02_14h54_31.png]]
221
222 Pour avoir toutes les informations ajoutées sur la fiche bien dans l'évènement, cliquer sur la loupe [[image:2021-12-03_10h40_24.png]]. L'affichage complet de la notice apparait.
223
224 [[image:2021-12-02_14h57_21.png]]
225
226 === Mouvements ===
227
228 Les mouvements sont les "transports" des biens. Ils ont toujours un emplacement de départ et un emplacement d'arrivée
229
230 **- pour les mouvements de sortie **: l'emplacement de départ est l'emplacement de référence du bien dans votre musée, l'emplacement d'arrivée le lieu d'exposition, de dépô[[image:2021-12-02_15h35_20.png]]t ou le nouvel emplacement (dans le cas d' un déménagement).
231
232
233 **- pour les mouvements d'entrée :** l'emplacement de départ est celui ou se trouve le bien à l'extèrieur du musée, l'emplacement d'arrivée celui ou vous prévoyez de le localiser à son arrivée. par défaut Flora prendra l'emplacement de référence défini dans la notice du bien.
234
235 [[image:2021-12-02_15h36_52.png]]
236
237 (% class="box infomessage" %)
238 (((
239 Généralement, dans le cas d'exposition à l'extèrieur (prets), on ne renseigne pas l'emplacement exact du bien dans la salle d'exposition, on se contente d'indiquer que le bien est "en mouvement" et c'est **le nom de l'organisme de destination (le musée exposant) qui permet de savoir chez qui se déroule l'évènement.**
240
241
242 Dans le cas ou vous gérez des expositions temporaires organisées dans votre propre musées,** on privilégiera le parcours thématique** pour regrouper les biens plutôt que la localisation dans les salles d'exposition. La table d'autorité des parcours thématique servira ainsi de prévisualisation de l'exposition temporaire mais aussi de "mémoire" une fois l'évènement terminé et les biens revenus à leurs emplacements.
243 )))
244
245 (% class="wikigeneratedid" %)
246 La section Mouvement(Transports) dans l'Historiques permet d'avoir un accès rapide à tous vos mouvements.
247
248 (% class="wikigeneratedid" %)
249 [[image:2021-12-03_11h07_39.png]]
250
251 === Emplacements ===
252
253 La table d'autorité des emplacements gères toutes les localisations physiques des biens : expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extèrieur.
254
255 [[image:2021-12-02_15h44_48.png]]
256
257 Dans l'espace de travail "Gérer", section "Re-localiser", sous section "Gestion des emplacements" vous avez accès aussi à la même arborescence.
258
259 [[image:2021-12-02_15h50_19.png]]
260
261 Un bien ne peut etre localisé qu'a un seul emplacement à la fois. l'historique des emplacements est conservé pendant toute la vie du bien dans l'Historique des localisations.
262
263 [[image:2021-12-02_15h42_29.png]]
264
265 === Commissions ===
266
267 Les comissions sont un évènement mais pour les retrouver facilement dans l'espace de travail régie, elle a une section avec un formulaire de recherche simple et experte dédiés. Un article [[commission>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Commissions/]] est dédié à la gestion et à la saisie de cet évènement très particulier, un pas pas détaillé décrit [[les commissions de radiation ou de déclassement.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Radiation/]]
268
269 (% class="wikigeneratedid" %)
270 === [[image:2021-12-02_15h58_48.png]] ===
271
272 === Parcours thématiques ===
273
274 La table d'autorité des parcours thématiques gère des "classements intellectuels" de biens. Souvent utilisée pour préparer la scénograpie des expositions temporaires du musées.
275
276 Un bien peut être relié à plusieurs parcours en même temps.
277
278 [[image:2021-12-02_15h49_02.png]]
279
280 (% style="text-align: center;" %)
281 (% class="small" %)Dans l'exposition Trésors cachés de Louisiane, partie Passé recomposé et salle Bagages
282
283 (% style="text-align: center;" %)
284 (% class="small" %)6 biens ou ensemble sont présentés et une notice bibliographique est attachée.
285
286 (% style="text-align: center;" %)
287 [[image:2021-12-02_15h53_57.png]]
288
289 (% style="text-align: center;" %)
290 (% class="small" %)Affichage du Parcours thématique dans la notice Bien partie Localisation
291
292 === Biens en mouvement ===
293
294 Cette table permet de gérer les informations propres à chaque bien pour chaque mouvement. Ce sera essentiellement les emplacements d'arrivée ou des commentaires pour le transport.
295
296 [[image:2021-12-03_11h02_28.png]]
297
298 (% class="wikigeneratedid" %)
299 === Colis ===
300
301 [[image:2021-12-03_11h08_59.png]]
302
303 === Constats d'états ===
304
305 Cette table permet de créer et d'historiser des constats d'états qui seront liés aux biens. on peut aussi les lier spécifquement à un mouvement de sortie ou d'entrée (cf ci-dessus).
306
307 [[image:2021-12-03_11h11_51.png]]
308
309 === Estimations ===
310
311 La valeur d'assurance du bien peut être saisie directement dans sa notice, mais si vous souhaitez historiser l'évolution de valeurs d'assurances dans le temps vous pourrez lui en rattacher plusieurs (cf ci-dessus).
312
313 [[image:2021-12-03_11h14_12.png]]
314
315 == Travaux ==
316
317 Les demandes de travaux peuvent être gérer et renseigner (cf l'article sur[[ les demande de travaux>>​​​​http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Demandes%20de%20travaux%20%28reproductions%2C%20copies...%29/]])
318
319 [[image:2021-12-03_11h14_54.png]]
320
321 == Re-localiser ==
322
323 Pour historiser vos localisation un outil existe sur [[les paniers>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HC9tape12F4bis:viaunpanier]], sur [[les biens>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HC9tape12F4:pourunseulbienE0lafois]], sur [[les emplacements>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HC9tape12F4quater:rechercherlesbiensviaunemplacement]] et dans l'espace de travail Régie dans une section dédiée où tous les outils sont concentrés pour être retrouvé rapidement.
324
325 [[image:2021-12-03_11h16_07.png]]

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