Choisir le bon type d'ensemble

Un ensemble sera toujours, par définition, un regroupement de biens.

Dans la réalité il y aura plusieurs manière de gérer les ensembles : on distingue les ensembles simples et les ensembles complexes.

Les ensembles simples

Tous les biens appartenant à l'ensemble auront leur numéro d'inventaire propre.

La manière de gérer ces numéros d'inventaire est décrite ici recommandations SMF

Avec une notice parente

Dans ce cas de figure, l'ensemble aura sa propre notice parente, généralement avec un numéro d'inventaire à 4 segments finissant par .0

Cas d'un costume

Cas d'un costume acquis comme 7ème bien de la 1ère acquisition réalisée en 2003 .(Comprenant 3 objets : une veste, un pantalon et une chemise)
       L'arrêté du 25 mai 2004 préconise de traiter chaque objet de l'ensemble simple, séparément, avec un n° d'inventaire à 3 éléments .(Comme un objet indépendant.)
Le 3e élément du n° d'inventaire sera numéroté séquentiellement, en tenant compte du précédent bien inventorié (ici=2003.1.6), ce qui donnera :
       2003.1.7 (veste), 2003.1.8 (pantalon), 2003.1.9 .(Chemise.)
       Dans ce cas, le 8ème bien de la 1ère acquisition réalisée en 2003 s'appellera 2003.1.10.

       On notera, de fait, que l'arrêté n'évoque pas la notion de "notice parente" (= notice d'ensemble) pour ce type d'ensemble. Mais dans une gestion informatisée, cette notice parente permet de rapprocher les objets constitutifs entre eux, d'en simplifier la recherche, et de renseigner la description et l'historique communs à ces objets.
       Le musée peut donc être autorisé, dans ce cas précis, à maintenir la création d'une notice parente. La notice parente ne devra, en aucun cas, se substituer à la rédaction des notices enfants (= notice d'élément d'ensemble), décrivant les éléments de l'ensemble, pièce à pièce.
Il conviendra également, lors des comptages d'objets, de penser à exclure toutes les notices parentes dont le signe distinctif est qu'elles se terminent toutes par .0

Pour le costume 2003.1.7.0 on aura ainsi 4 notices dans la base documentaire :
         Dénomination : costume (ensemble) ; veste (1) ; pantalon (1) ; chemise (1)
         Numéro d'inventaire : 2003.1.7.0

         Dénomination : veste (élément d'ensemble)
         Numéro d'inventaire : 2003.1.7.1

         Dénomination : pantalon (élément d'ensemble)
         Numéro d'inventaire : 2003.1.7.2

         Dénomination : chemise (élément d'ensemble)
         Numéro d'inventaire : 2003.1.7.3
         Et dans ce cas, le 8ème bien de la 1ère acquisition, réalisée en 2003 s'appellera bien 2003.1.8.

Exemple : un costume de Zouave, ensemble avec une notice parente et 13 notices enfants

Cas d'un théâtre de guignol : une hiérarchie de notices enfants sur 2 niveaux

La boite contient quatre marionnettes :

Cas d'un service à vaisselle

       Autre exemple : celui d'un service de table comprenant 6 assiettes plates et 6 assiettes à dessert, correspondant au 5ème bien de la 3ème d'acquisition réalisée en 2007.
       Conformément à l'arrêté, le 3ème item du numéro d'inventaire doit être séquentiel, par rapport au précédent bien inventorié (ici=2007.3.4), ce qui donnera :

         2007.3.5 ; 2007.3.6 ; 2007.3.7 ; 2007.3.8 ; 2007.3.9 ; 2007.3.10 ; 2007.3.11 ; 2007.3.12 ; 2007.3.13 ; 2007.3.14 ; 2007.3.15 ; 2007.3.16
         Dans ce cas, le 6ème bien de la 3ème acquisition réalisée en 2007 s'appellera 2007.3.17.

       Comme pour le costume, vu plus haut, le musée peut être autorisé à créer une notice parente service de table 2007.3.5.0, en déclinant ensuite les 12 fiches enfants.
       2007.3.5.1 ; 2007.3.5.2 ; 2007.3.5.3 ; 2007.3.5.4 ; 2007.3.5.5 ; 2007.3.5.6 ; 2007.3.5.7 ; 2007.3.5.8 ; 2007.3.5.9 ; 2007.3.5.10 ; 2007.3.5.11 ; 2007.3.5.12

         Dénomination : service de table (ensemble) ; assiette plate (6) ; assiette à dessert (6)
         Numéro d'inventaire : 2007.3.5.0


         Dénomination : assiette plate (élément d'ensemble)
         Numéro d'inventaire : 2007.3.5.1

         ....

         Dénomination : assiette plate (élément d'ensemble)
         Numéro d'inventaire : 2007.3.5.6

         Dénomination : assiette à dessert (élément d'ensemble)
         Numéro d'inventaire : 2007.3.5.7

         ....

         Dénomination : assiette à dessert (élément d'ensemble)
         Numéro d'inventaire : 2007.3.5.12
         Et dans ce cas, le 6ème bien de la 3ème acquisition réalisée en 2007 s'appellera bien 2007.3.6

Cas d'une amphore et son bouchon

Comment lier une notice enfant à une notice parente

Chaque notice enfant sera liée à sa notice parente (en modification manuelle ou par modification par lot).

Il est possible de relier la notice enfant à une notice parente via la grille de saisie des biens :

Il est possible de créer la notice enfant via la notice parente en utilisant ce raccourci de saisie sur la notice du bien :

Le lien avec la notice parente sera automatiquement effectué.

Sans notice parente

Lorsque l'ensemble n'a qu'une existence logique ou théorique, et donc, sans numéro d'inventaire commun, il faut le gérer comme une autorité dans la table des ensembles et y associer les notices biens concernées.

Ce principe pourrait aussi être appliqué à une paire de mocassins

 Cas des paires : On appliquera le mode de numérotation évoqué ci-dessus :

       - Soit on décline une seule fiche de type 2005.2.3

         Dénomination : mocassin (paire)
         Numéro d'inventaire : 2005.2.3

       - Soit on décline deux notices liées sans notice parente 2005.2.3 mais avec un lien sur une notice ensemble

         Dénomination : mocassin 
         Numéro d'inventaire : 2005.2.3.1
  Nom ou n° d'ensemble : paire de mocassin
         Description : pied droit d'une paire de mocassins
         Dénomination : mocassin 
         Numéro d'inventaire : 2005.2.3.2

• Nom ou n° d'ensemble : paire de mocassin

         Description : pied gauche d'une paire de mocassins

Comment lier une notice bien à un ensemble logique ou théorique

via le champ Nom ou Numéro d'ensemble. en saisie manuelle ou en modification par lot

Les ensembles complexes (en masse avec sous inventaire)

Ce type d'ensemble est particulièrement utile lors des premiers récolement ou pour la gestion de dépôts de fouilles à inventorier en masse

Généralement on ne créera qu'une seule notice avec la grille de saisie Ensemble complexe (acquisition ou dépôt)

  Informations précisées dans l'arrêté du 25 mai 2004 :* Titre 1er : Inventaire des biens affectés aux collections d'un musée de France - Art. 4. 
"- L'enregistrement à l'inventaire d'un musée de France d'un ensemble complexe de biens ou d'une masse d'objets quantitativement importante issus de fouilles ou de collectes scientifiques et techniques (archéologie, ethnologie, histoire naturelle,...) ou de toute autre forme de collecte et d'acquisition peut être effectué sous un numéro unique. Ce numéro unique renvoie à l'inventaire initial détaillé, dénommé sous-inventaire, réalisé lors de la fouille, de la collecte ou de l'acquisition, après vérification de la fiabilité de ce sous-inventaire et du marquage initial des biens.
Le sous-inventaire permet l'identification sans ambiguïté des biens de l'acquisition ..."


Pour la numérotation de l'ensemble complexe et de chacune de ses pièces remarquables, on se conformera strictement aux normes édictées dans l'arrêté du 25 mai 2004 à l'article 2.c de l'annexe 2 :

• "L'ensemble du matériel issu d'une même fouille ou d'une même collecte est identifié par un seul numéro d'inventaire, composé de trois éléments.

  Le premier élément est le millésime de l'année d'acquisition et d'affectation de l'ensemble au musée.
  Exemple : 2004.
  Le deuxième élément est le numéro d'entrée au musée de l'acquisition que constitue l'ensemble.
  Exemple : 2004.3 désigne la troisième acquisition de l'année 2004.
  Le troisième élément est le chiffre " 0 " qui permet d'indiquer qu'il s'agit d'un ensemble complexe.
  Exemple : 2004.3.0 indique que la troisième acquisition de l'année 2004 est un ensemble complexe.

  Si l'ensemble comporte des biens remarquables isolément, ceux-ci, lors de l'inscription de l'ensemble complexe à l'inventaire, sont numérotés séparément, après le numéro attribué à l'ensemble, sur le modèle suivant.
  Exemple : 2004.3.0 désigne l'ensemble complexe ; 2004.3.1 désigne le premier bien remarquable de cet ensemble ; 2004.3.2 désigne le deuxième bien remarquable.
  Dans ce cas pour chaque bien, les rubriques de l'inventaire sont remplies conformément au paragraphe 1.a de l'annexe 1 du présent arrêté "

  En conclusion, qu'il s'agisse d'ensembles simples ou complexes, le "0" en dernière position du numéro d'inventaire du bien indique que celui-ci est un ensemble.

  Cas d'un inventaire rétrospectif.
  Un bien entré antérieurement dans les collections, mais qui n'a pas été porté à l'inventaire, même sous forme de minute, sera enregistré comme suit :
  - 1er élément du numéro : millésime de l'année où l'on procède à l'inventaire rétrospectif de l'objet considéré.
  - 2ème élément : représentant habituellement le numéro d'entrée de l'acquisition au musée, est remplacé ici par le chiffre 0, pour éviter toute confusion avec les acquisitions de l'année en cours.
  - 3ème élément : désigne le numéro du bien (de 1 à n) inscrit à titre rétrospectif au sein de l'année considérée.
  Ainsi : 2004.0.2 désigne le 2e objet inventorié à titre rétrospectif en 2004.