Introduction

Accès

Un clic sur l'espace de travail Régie des biens dans la barre supérieure donne accès notamment aux fonctionnalités liées au récolement. Dans le bandeau vertical de gauche, les menus sont affichés. Rappelons que selon votre profil, vous avez ou non accès aux menus qui les composent et que les agencements peuvent diverger.

Figure 2 : Accès à la demande de travaux

Principes généraux

L’objectif de ce service est de permettre de gérer les demandes de travaux relatifs aux biens du musée (reproductions, copies…). Cette gestion s’appuie sur un suivi en plusieurs étapes gérées par trois acteurs :

• Le service documentation (qualifiant les travaux).
• Le labo (exécutant les travaux).
• La compta (facturant les travaux).

Déroulement de la demande de travaux

Voici les différentes étapes de fonctionnement de la demande de travaux :

1. Arrivée d’une demande de travaux externe ou interne à la documentation.
2. Qualification de la demande.
3. Transmission de la demande au laboratoire.
4. Traitement de la demande par le laboratoire.
5. Fin des travaux :
   1. Renvoi de l’original et des travaux à la doc pour expédition.
   2. Légendage.
   3. Archivage des fichiers numériques et/ou exemplaires restants.
6. Expédition des travaux – transmission compta par le service documentaire :
   1. Envoi des travaux avec fiche récapitulative (type de devis).
   2. Si le travail est facturable : suivi de facturation par la compta.
7. Classement de la demande – fin des travaux.

Ce suivi se matérialisera par un workflow enchainant les étapes suivantes :

1. Non validée.
2. Validée.
3. Transmis au labo.
4. Labo à viser.
5. Labo visé.
6. Transmis à l’inventaire.
7. Expédiée.
8. Facturer.
9. A payer.
10. Payé.
11. A classer.
12. A classer demande annulée.
13. Classé.

Saisir une demande de travaux

Se connecter avec un profil autorisé à saisir des demandes de travaux et accéder au menu vu en page 5.

Figure 3 : Saisie "demande de travaux"

L’onglet Facturation permet de saisir les infos de facturation si le travail n’est pas gratuit.

Figure 4 : Facturation

L’onglet Travaux permet de saisir le détail de chaque travail et de faire un lien avec les biens concernés.

Figure 5 : Ajouter un bien

Le bien étant rattaché à un « travail » il sera possible de lier chacun des biens choisis aux interventions qui seront réalisées.

Figure 6 : Chacun des travaux apparaît bien séparé sur Flora

Voici le résultat d’une demande de travaux terminée, si des photos sont liées aux notices biens, elles s’afficheront à l’écran.

Figure 7 : Demande de travaux réalisée

Suivi des demandes

Il est possible de rechercher les demandes en cours via la recherche simple ou avancée. Pour la recherche simple, vous aurez à disposition un bouton « en cours » à cocher.

Figure 8 : Recherche de travaux en cours

Tout comme une recherche dans les biens, il sera possible de réaliser un tri, par dates ou par demandeurs par exemple. Par défaut, les recherches sont triées par date de demande décroissante (les plus récentes en premier). Le code couleur utilisé pour le Workflow est le même que pour la régie, il faudra valider les étapes petit à petit pour finaliser la demande.

Figure 9 : Travail terminé, le rond vert a laissé place au rond gris

4. Gestion des types de travaux-prix

La table d’autorité gérant les types de travaux et prix, est accessible pour modification dans le workspace administration, menu Donnée / saisie ou recherche.

Création d'un nouveau type de travail en cours de saisie